Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el programa con varias semanas de margen. Después, asigna una hora concreta a cada visita guiada, demostración y pausa para evitar que los grupos se crucen.
• Abre el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Usa la lista final de visitantes para preparar las tarjetas de nombre y la recepción.
• Define una ruta única para los visitantes y comprueba que cada sala tenga espacio para el grupo previsto. Revisa también el aparcamiento y coloca la señalización antes de que llegue el primer invitado.
• Pide las presentaciones a los ponentes con al menos 3 días de antelación y prueba portátiles, proyectores, pantallas, cables HDMI, regletas y alargadores antes del montaje final.
• Programa la compra y la recepción de productos para que lo refrigerado pueda guardarse de inmediato. Enfría las bebidas con tiempo y monta el bufé, el café y el mostrador de registro antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?

Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Reserva cuanto antes los espacios, confirma ponentes y guías, prepara el formulario de inscripción y deja los últimos 3 días para revisar asistentes, entregas y equipos.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Mantén abierto el registro durante ese periodo y envía el programa definitivo a los participantes cuando hayas confirmado horarios, ponentes y visitas.

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el catering y las bebidas?

Haz la compra y confirma las entregas entre 1 y 2 días antes. Guarda los productos refrigerados al recibirlos y enfría las bebidas varias horas antes del inicio; el bufé y el punto de café deben estar montados como mínimo 30 minutos antes.

¿Qué hay que comprobar el día de una jornada de puertas abiertas?

Haz una revisión final 60 minutos antes de la llegada: entrada, señales, aparcamiento, lista de visitantes, tarjetas de nombre, salas, presentaciones y recorrido. Comprueba también que haya sillas, vajilla, café, bebidas y conexiones eléctricas disponibles.

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