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Organiser une journée portes ouvertes d’entreprise sans rien oublier

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours visiteur clair et une préparation étalée dans le temps. Cette checklist couvre les inscriptions, l’accueil, les visites guidées, les démonstrations, les intervenants et le buffet. Commence par fixer la date et le programme, puis verrouille les besoins logistiques avant les dernières semaines. Le jour J, prévois une équipe à l’entrée, des espaces identifiés et tout le matériel testé avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Définir les espaces et le parcours des visiteurs

    2 personnes

  • Réserver des places de parking

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer le programme aux participants

  • Confirmer les intervenants et les guides

    2 personnes

  • Rassembler les présentations

    2 personnes

  • Planifier les visites guidées

    2 personnes

  • Aménager les espaces de démonstration

    3 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Confirmer les livraisons

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Stocker les produits réfrigérés

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Nettoyer entièrement le lieu

    3 personnes

  • Vérifier l'entrée et la signalisation

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Installer le point café

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Vérifier l'éclairage

    2 personnes

  • Tester les présentations et les écrans

    2 personnes

  • Dégager le parcours de visite

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Étiqueter le buffet et les options diététiques

    2 personnes

  • Faire le briefing de l’équipe d’accueil

    3 personnes

  • Briefer les guides

    4 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Assurer la présentation

    2 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    4 personnes

  • Encadrer les démonstrations

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Ramasser les déchets et les verres vides

    2 personnes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Recueillir les coordonnées

    2 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    2 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Apporter le matériel au stockage

    4 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Vérifier l'équipement

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

  • Suivre les coordonnées des visiteurs

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Table de réceptionqté 2
  • Tables de buffetqté 6
  • Tables bistrotqté 12
  • Chaisesqté 100
  • Tabouretsqté 20
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verresqté 150
  • Verres à vinqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Assiettes à dessertqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Planches de serviceqté 12
  • Petits bolsqté 20

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Pinces de serviceqté 12
  • Louchesqté 8
  • Pains de glaceqté 20

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Vidéoprojecteursqté 2
  • Écrans de projectionqté 2
  • Câbles HDMIqté 4
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Microphones sans filqté 2
  • Enceintes portablesqté 2
  • Batteries externesqté 4

Décoration

  • Panneaux de bienvenueqté 3
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Chemins de tableqté 12
  • Compositions floralesqté 10
  • Drapeaux d'entrepriseqté 4
  • Badges nominatifsqté 120
  • Porte-badgesqté 120
  • Stylosqté 30

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Projecteurs LEDqté 8

Nettoyage

  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balai et pelleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvre le formulaire d’inscription dès que la date et le programme sont fixés. Demande le nombre de participants, les besoins alimentaires et, si nécessaire, les contraintes d’accès ou de stationnement.
  • Envoie le programme aux inscrits quelques jours avant l’événement, avec l’horaire d’arrivée, le point d’enregistrement, le parcours des visites et les informations de parking. Cela réduit les questions à l’accueil et les retards au premier créneau.
  • Prépare les badges nominatifs et imprime la liste des visiteurs avant l’ouverture. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les inscriptions tardives, les erreurs de saisie et les visiteurs non prévus.
  • Teste chaque présentation au moins une heure avant l’arrivée du public : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, multiprises et rallonges. Une démonstration sans adaptateur ou sans alimentation peut bloquer tout un espace.
  • Mets les boissons au frais le matin et garde les produits réfrigérés dans des glacières avec pains de glace jusqu’au montage du buffet. Installe le point café séparément du comptoir d’enregistrement pour éviter les files d’attente à l’entrée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes d’entreprise ?
Envoie une première invitation 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis transmets le programme définitif aux participants 2 à 3 jours à l’avance.
Combien de personnes prévoir à l’accueil ?
Prévois au moins 2 personnes à l’entrée dès qu’une trentaine de visiteurs sont attendus sur le même créneau. Au-delà de 60 participants simultanés, ajoute une personne pour les badges, les questions et l’orientation vers les visites.
Quand préparer les badges et la liste des visiteurs ?
Prépare les badges 1 à 2 jours avant l’ouverture, après une dernière mise à jour des inscriptions. Imprime une liste finale le matin même et conserve une version numérique pour les modifications de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?
Réserve au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, la signalétique, le comptoir d’enregistrement, le buffet et les espaces de démonstration. Ajoute 1 heure de contrôle technique avant l’arrivée du public.

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