Zo organiseer je een open atelier zonder last-minute gedoe

Bij een open atelier moeten bezoekers tegelijk hun weg vinden, werk bekijken en zelf aan de slag kunnen. Begin daarom met de ruimte, capaciteit en route; pas daarna leg je materialen, catering en presentatie vast. Werk met een duidelijke planning voor de laatste 48 uur, want verse boodschappen, werkplekken en bewegwijzering worden vaak te laat geregeld. Dit plan helpt je van eerste aanmelding tot opgeruimde ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2
Atelierruimte reserveren
3
Open atelier aanmelden
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en huisregels maken
2 personen
8
Materialenvoorraad controleren
2 personen
9
Ontbrekende materialen bestellen
10
Werktafels indelen
2 personen
11
Kunstenaars en werken bevestigen
12
Route en parkeren delen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Verse catering inkopen
2 personen
15
Ruimte controleren
2 personen
16
Werktafels opstellen
3 personen
17
Stoelen en krukken plaatsen
2 personen
18
Easels en werkplekken klaarzetten
2 personen
19
Materialen per werkplek verdelen
3 personen
20
Kunstwerken ophangen
2 personen
21
Informatietafels inrichten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Dranken koelen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen
25
Afvalbakken plaatsen
26
Verlichting en ventilatie controleren

Event

27
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
28
Bezoekers welkom heten
2 personen
29
Rondleidingen verzorgen
2 personen
30
Werkdemonstraties begeleiden
3 personen
31
Deelnemers helpen met materialen
2 personen
32
Werktafels tussentijds aanvullen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Hapjes bijvullen
36
Gebruikte materialen verzamelen
2 personen
37
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Kunstwerken veilig verpakken
2 personen
39
Materialen sorteren en opbergen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
46
Onverkochte catering verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Krukkenaantal 12
Ontvangsttafel
Informatietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Easelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Werkbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 50
Pijlbordenaantal 6
Wasknijpersaantal 50

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 6

Kunstmateriaal

Tekenpapieraantal 200
Aquarelpapieraantal 100
Schetsboekenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Grafietpotlodenaantal 30
Houtskoolstiftenaantal 20
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 15
Acrylverfsetsaantal 12
Penselenaantal 60
Palettenaantal 20
Mengbakjesaantal 30
Potten voor wateraantal 30
Schortenaantal 30
Beschermfolieaantal 2
Papieren handdoekenaantal 6
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Linialenaantal 15
Snijmattenaantal 6
Kleiaantal 10
Boetseergereedschapaantal 12
Kraftpapierrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de bezoekerscapaciteit vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel per werkplek hoeveel mensen tegelijk kunnen zitten of staan en houd extra ruimte vrij rond easels, tafels en doorgangen.
Controleer de materialenvoorraad uiterlijk één week vooraf. Bestel ontbrekende spullen daarna meteen; een tekort aan verbruiksmaterialen los je op de dag zelf meestal niet meer praktisch op.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en doe de verse boodschappen pas kort voor het atelier. Plan daarvoor 24 tot 48 uur vooraf, zodat hapjes en dranken niet onnodig lang worden bewaard.
Richt de ruimte eerst op de bezoekersstroom in: ontvangst, informatie, werkplekken, kunstwerken en catering. Zet pijlborden bij de ingang en op elke onduidelijke afslag, niet alleen naast de voordeur.
Maak de laatste controle 60 tot 90 minuten voor opening. Test verlengsnoeren en stekkerdozen, controleer koffie en thee, koel dranken, vul materialen per werkplek aan en plaats afvalbakken voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open atelier organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de datum, atelierruimte en deelnemende kunstenaars. Verstuur uitnodigingen zodra programma en capaciteit vaststaan, meestal 3 tot 4 weken voor de opening.
Hoeveel werkplekken heb je nodig voor een open atelier?: Reken per deelnemer op één vaste plek als iedereen tegelijk werkt. Voeg minimaal 10 procent extra ruimte toe voor materialen, begeleiding en bezoekers die alleen rondkijken; bij 20 deelnemers plan je dus ongeveer 22 plekken aan ruimte.
Wanneer moet je materialen voor een open atelier bestellen?: Controleer de voorraad uiterlijk 7 dagen vooraf en bestel ontbrekende materialen direct. Controleer opnieuw 2 dagen voor het atelier, zodat je nog tijd hebt om een alternatief te regelen.
Hoe richt je een open atelier praktisch in?: Zet ontvangst en informatie bij de ingang, werktafels en easels in duidelijke zones en kunstwerken langs de looproute. Houd minimaal één doorgang vrij en doe 60 tot 90 minuten voor opening een volledige controle van stroom, materialen, catering en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.