Organiser un atelier ouvert sans rien laisser au hasard
Un atelier ouvert se prépare en deux temps : cadrer l’accueil du public, puis rendre chaque poste de travail opérationnel. Commence par fixer la date, les horaires et la capacité de l’atelier avant d’ouvrir les inscriptions. Le programme, le règlement intérieur et les besoins alimentaires doivent être prêts avant l’envoi des invitations. La dernière journée sert surtout à vérifier l’espace, installer les tables, répartir le matériel et préparer l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires
- 2
Réserver l’atelier
- 3
S’inscrire à l’atelier ouvert
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Créer le programme et le règlement intérieur
2 personnes
- 8
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
- 9
Commander le matériel manquant
- 10
Répartir les tables de travail
2 personnes
- 11
Confirmer les artistes et les œuvres
- 12
Partager l’itinéraire et le parking
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Acheter de la restauration fraîche
2 personnes
- 15
Vérifier l’espace
2 personnes
- 16
Installer les tables de travail
3 personnes
- 17
Installer les chaises et les tabourets
2 personnes
- 18
Installer les chevalets et les espaces de travail
2 personnes
- 19
Répartir le matériel par poste de travail
3 personnes
- 20
Accrocher les œuvres
2 personnes
- 21
Installer les tables d’information
2 personnes
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Refroidir les boissons
- 24
Préparer les en-cas
2 personnes
- 25
Installer les poubelles
- 26
Vérifier l’éclairage et la ventilation
Événement
- 27
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 29
Assurer les visites guidées
2 personnes
- 30
Encadrer les démonstrations de travail
3 personnes
- 31
Aider les participants avec le matériel
2 personnes
- 32
Réapprovisionner les tables de travail au fur et à mesure
2 personnes
- 33
Servir le café et le thé
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
- 35
Réapprovisionner les en-cas
- 36
Rassembler les matériaux utilisés
2 personnes
- 37
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 38
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
2 personnes
- 39
Trier et ranger le matériel
3 personnes
- 40
Faire la vaisselle
2 personnes
- 41
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 43
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 45
Ranger le matériel restant
2 personnes
- 46
Répartir la restauration non vendue
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 8
- Chaisesqté 45
- Tabouretsqté 12
- Table d’accueil
- Tables d’informationqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Chevaletsqté 12
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Enceinte Bluetooth
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 45
- Verresqté 45
- Assiettesqté 45
- Couvertsqté 45
Décoration
- Nappesqté 10
- Badges de travailqté 20
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux indicateursqté 6
- Pinces à lingeqté 50
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Épongesqté 6
Matériel d’art
- Papier à dessinqté 200
- Papier aquarelleqté 100
- Carnets de croquisqté 20
- Crayons de couleurqté 20
- Crayons graphiteqté 30
- Feutres à charbonqté 20
- Gommesqté 30
- Taille-crayonsqté 15
- Sets de peinture acryliqueqté 12
- Pinceauxqté 60
- Palettesqté 20
- Bols de mélangeqté 30
- Pots pour l’eauqté 30
- Tabliersqté 30
- Film de protectionqté 2
- Essuie-toutqté 6
- Ruban adhésifqté 12
- Ruban de masquageqté 8
- Ciseauxqté 20
- Bâtons de colleqté 30
- Règlesqté 15
- Tapis de découpeqté 6
- Argileqté 10
- Outils de modelageqté 12
- Rouleaux de papier kraftqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe les horaires et la jauge avant les invitations : le nombre d’inscrits détermine les tables de travail, les chaises, les tabourets et les postes à équiper.
- Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et fais les achats en deux temps : le matériel et les produits secs d’abord, la restauration fraîche juste avant l’ouverture.
- Prépare un poste de travail complet par participant ou par groupe : chevalet si nécessaire, rallonge, multiprise et matériel réparti à l’avance évitent les files au début de l’atelier.
- Envoie l’itinéraire et les informations de parking plusieurs jours avant l’événement. Ajoute une signalétique visible entre l’entrée, la table d’accueil, les espaces de travail et les toilettes.
- Garde un temps de montage le jour même : prévois au moins 2 heures pour installer le mobilier, accrocher les œuvres, préparer le café et le thé, refroidir les boissons et placer les poubelles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier ouvert ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Cela laisse le temps de réserver l’atelier, confirmer les artistes, ouvrir les inscriptions, traiter les réponses et commander le matériel manquant.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier ouvert ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les besoins alimentaires et la répartition des postes.
- Combien de temps faut-il pour installer un atelier ouvert ?
- Compte au moins 2 heures pour une installation complète. Ajoute 30 minutes de marge si tu dois accrocher plusieurs œuvres, répartir le matériel sur de nombreux postes ou installer une signalétique détaillée.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?
- Prépare une table d’accueil, des badges nominatifs, le programme, le règlement intérieur et les panneaux indicateurs. Mets aussi en place le café, le thé, les boissons et les en-cas avant l’arrivée du premier participant, soit environ 30 minutes avant l’ouverture.
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