Offenes Atelier organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Aufräumen
Ein offenes Atelier braucht mehr als einen reservierten Raum und einige Kunstwerke. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Raum fest, kläre danach Programm, Künstler und benötigtes Material. Erst wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen, planst du Arbeitsplätze und Verpflegung endgültig. Die letzten Stunden gehören dem Aufbau: Tische, Staffeleien, Material, Ausstellung, Empfang und Getränke müssen in einer festen Reihenfolge bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeiten festlegen
- 2
Atelierraum reservieren
- 3
Offenes Atelier anmelden
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm und Hausregeln erstellen
2 Personen
- 8
Materialbestand prüfen
2 Personen
- 9
Fehlende Materialien bestellen
- 10
Arbeits- und Vorbereitungstische einteilen
2 Personen
- 11
Künstler und Werke bestätigen
- 12
Route und Parken teilen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Frisches Catering einkaufen
2 Personen
- 15
Raum kontrollieren
2 Personen
- 16
Arbeitstische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle und Hocker aufstellen
2 Personen
- 18
Staffeleien und Arbeitsplätze vorbereiten
2 Personen
- 19
Materialien pro Arbeitsplatz verteilen
3 Personen
- 20
Kunstwerke aufhängen
2 Personen
- 21
Informationstische einrichten
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
- 24
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 25
Mülleimer aufstellen
- 26
Beleuchtung und Belüftung prüfen
Event
- 27
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 28
Besucher begrüßen
2 Personen
- 29
Führungen durchführen
2 Personen
- 30
Arbeitsvorführungen betreuen
3 Personen
- 31
Teilnehmenden mit Materialien helfen
2 Personen
- 32
Werktafeln zwischendurch auffüllen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Snacks nachfüllen
- 36
Verwendete Materialien einsammeln
2 Personen
- 37
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Kunstwerke sicher verpacken
2 Personen
- 39
Materialien sortieren und aufräumen
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 46
Unverkauftes Catering verteilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- HockerAnz. 12
- Empfangstisch
- InformationstischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- StaffeleienAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Bluetooth-Lautsprecher
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 45
- GläserAnz. 45
- TellerAnz. 45
- BestecksetsAnz. 45
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- ArbeitskärtchenAnz. 20
- NamensschilderAnz. 50
- WegweiserAnz. 6
- WäscheklammernAnz. 50
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
Kunstmaterial
- ZeichenpapierAnz. 200
- AquarellpapierAnz. 100
- SkizzenbücherAnz. 20
- BuntstifteAnz. 20
- Bleistifte aus GraphitAnz. 30
- HolzkohlemarkerAnz. 20
- RadiergummisAnz. 30
- BleistiftspitzerAnz. 15
- AcrylfarbsetsAnz. 12
- PinselAnz. 60
- PalettenAnz. 20
- MischschalenAnz. 30
- WasserbehälterAnz. 30
- SchürzenAnz. 30
- SchutzfolieAnz. 2
- PapierhandtücherAnz. 6
- KlebebandAnz. 12
- AbdeckbandAnz. 8
- ScherenAnz. 20
- KlebestifteAnz. 30
- LinealeAnz. 15
- SchneidemattenAnz. 6
- TonAnz. 10
- BildhauerwerkzeugAnz. 12
- KraftpapierrollenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe den Materialbestand mindestens 7 Tage vor dem Termin und bestelle Fehlendes sofort. Teile die Materialien erst am Aufbautag auf die Arbeitsplätze, damit nichts bei Transport oder Vorbereitung verloren geht.
- Plane pro Arbeitsplatz einen festen Tisch oder eine Staffelei und stelle zusätzliche Hocker für kurze Besuche bereit. Markiere Arbeits- und Vorbereitungstische getrennt, damit Wege und Materialausgabe nicht blockiert werden.
- Schicke mit der Einladung nicht nur Uhrzeit und Adresse, sondern auch Route, Parkmöglichkeiten und Hausregeln. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis 2 Tage vorher und notiere Ernährungswünsche gemeinsam mit der erwarteten Personenzahl.
- Richte den Empfangs- und Informationstisch vor dem Eintreffen der ersten Gäste ein. Lege Namensschilder, Arbeitskärtchen und Wegweiser sichtbar aus; diese kleinen Dinge werden beim Aufbau häufig zuletzt gesucht.
- Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vorher und bereite Kaffee und Tee erst kurz vor Beginn vor. Stelle Mülleimer, Servierschalen und Reinigungsmaterial an gut erreichbare Stellen, damit verschüttete Flüssigkeiten und Abfall nicht am Arbeitsplatz bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein offenes Atelier organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Raum, Anmeldung und Einladungen. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Materialbestand, Künstler und Verpflegung geklärt sein.
- Wann soll man die Ateliertische und Staffeleien aufbauen?
- Plane den Aufbau 2 bis 3 Stunden vor dem Beginn ein. Zuerst stellst du Tische, Stühle und Staffeleien auf, danach verteilst du Material und richtest Empfang, Information und Ausstellung ein.
- Wie viel Material braucht man pro Arbeitsplatz?
- Lege pro angemeldeter Person einen vollständigen Arbeitsplatz an und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial bereit. So kannst du beschädigte oder vergessene Materialien ersetzen, ohne den Ablauf zu unterbrechen.
- Wann sollte man Getränke und Catering für ein offenes Atelier vorbereiten?
- Kaufe frische Lebensmittel am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher. Getränke kannst du etwa 2 Stunden vor Beginn kühlen; Kaffee und Tee bereitest du kurz vor dem Einlass vor.
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