Open atelier organiseren: checklist en planning

Een open atelier vraagt meer voorbereiding dan alleen werk tonen. Je regelt tegelijk de ontvangst, veilige werkplekken, materialen, route-informatie en catering. Begin met datum, ruimte en aanmeldingen, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen, krukken en werkmateriaal nodig zijn. Controleer daarna de voorraad en bestel ontbrekende spullen op tijd. Plan de inrichting en laatste boodschappen apart: op de dag zelf wil je vooral klaarzetten, ontvangen en begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
Atelierruimte reserveren
Open atelier aanmelden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en huisregels maken
2 personen
Materialenvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Werktafels indelen
2 personen
Kunstenaars en werken bevestigen
Route en parkeren delen
Boodschappen doen
2 personen
Verse catering inkopen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Werktafels opstellen
3 personen
Stoelen en krukken plaatsen
2 personen
Easels en werkplekken klaarzetten
2 personen
Materialen per werkplek verdelen
3 personen
Kunstwerken ophangen
2 personen
Informatietafels inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Afvalbakken plaatsen
Verlichting en ventilatie controleren

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Rondleidingen verzorgen
2 personen
Werkdemonstraties begeleiden
3 personen
Deelnemers helpen met materialen
2 personen
Werktafels tussentijds aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes bijvullen
Gebruikte materialen verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kunstwerken veilig verpakken
2 personen
Materialen sorteren en opbergen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Onverkochte catering verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Krukkenaantal 12
Ontvangsttafel
Informatietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Easelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Werkbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 50
Pijlbordenaantal 6
Wasknijpersaantal 50

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 6

Kunstmateriaal

Tekenpapieraantal 200
Aquarelpapieraantal 100
Schetsboekenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Grafietpotlodenaantal 30
Houtskoolstiftenaantal 20
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 15
Acrylverfsetsaantal 12
Penselenaantal 60
Palettenaantal 20
Mengbakjesaantal 30
Potten voor wateraantal 30
Schortenaantal 30
Beschermfolieaantal 2
Papieren handdoekenaantal 6
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Linialenaantal 15
Snijmattenaantal 6
Kleiaantal 10
Boetseergereedschapaantal 12
Kraftpapierrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve inrichting uiterlijk 1 dag vooraf. Zet werktafels, stoelen, krukken en easels zo neer dat bezoekers kunnen werken zonder looproutes of vluchtwegen te blokkeren.
Tel materialen per werkplek, niet alleen per deelnemer. Leg voor iedere tafel vooraf de benodigde materialen klaar en controleer verlengsnoeren, stekkerdozen en aansluitpunten minstens 1 dag van tevoren.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het open atelier. Koop verse catering pas daarna in en zet hapjes, koffie, thee en gekoelde dranken op aparte plekken bij de ontvangst of informatietafels.
Stuur route, parkeren, begintijd en huisregels uiterlijk 2 dagen vooraf naar deelnemers. Plaats op de dag zelf pijlborden vanaf de ingang en leg naamkaartjes of werkbordjes klaar bij de ontvangsttafel.
Houd minimaal 60 minuten voor opening vrij voor de laatste controle. Hang kunstwerken op, richt informatietafels in, zet afvalbakken neer en controleer daarna licht, schoonmaakspullen en de werking van de Bluetoothspeaker.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open atelier organiseren?: Leg datum en ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de deelnemende kunstenaars bevestigd zijn, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel werkplekken heb ik nodig voor een open atelier?: Reken met 1 werkplek per deelnemer die daadwerkelijk gaat werken. Reserveer daarnaast 10 tot 15 procent extra ruimte voor begeleiders, demonstraties, materialen en bezoekers die alleen komen kijken.
Wanneer moet ik materialen voor een open atelier bestellen?: Controleer de materialenvoorraad uiterlijk 2 weken vooraf. Bestel ontbrekende materialen meteen en doe uiterlijk 3 dagen voor het atelier een tweede controle, zodat je nog kunt bijsturen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een open atelier klaar te zetten?: Plan minstens 60 tot 90 minuten voor het opstellen van werktafels, stoelen, easels, materialen, kunstwerken en ontvangst. Bij meerdere ruimtes of veel werken is 2 uur realistischer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.