Checklist pour organiser un atelier ouvert
Un atelier ouvert demande plus qu’une date et quelques œuvres à montrer. Il faut coordonner les inscriptions, les artistes, les postes de travail, le matériel et l’accueil du public. Commencez au moins quatre semaines avant l’événement pour réserver l’atelier, confirmer le programme et commander ce qui manque. La dernière journée sert surtout à installer les tables, répartir le matériel, préparer les boissons et vérifier que les visiteurs trouvent facilement l’entrée, le parking et les espaces de travail.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et les horaires
Réserver l’atelier
S’inscrire à l’atelier ouvert
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme et le règlement intérieur
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Répartir les tables de travail
2 personnes
Confirmer les artistes et les œuvres
Partager l’itinéraire et le parking
Faire les courses
2 personnes
Acheter de la restauration fraîche
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables de travail
3 personnes
Installer les chaises et les tabourets
2 personnes
Installer les chevalets et les espaces de travail
2 personnes
Répartir le matériel par poste de travail
3 personnes
Accrocher les œuvres
2 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les poubelles
Vérifier l’éclairage et la ventilation
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Assurer les visites guidées
2 personnes
Encadrer les démonstrations de travail
3 personnes
Aider les participants avec le matériel
2 personnes
Réapprovisionner les tables de travail au fur et à mesure
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les en-cas
Rassembler les matériaux utilisés
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
2 personnes
Trier et ranger le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Répartir la restauration non vendue
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 8
- Chaisesqté 45
- Tabouretsqté 12
- Table d’accueil
- Tables d’informationqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Chevaletsqté 12
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Enceinte Bluetooth
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 45
- Verresqté 45
- Assiettesqté 45
- Couvertsqté 45
Décoration
- Nappesqté 10
- Badges de travailqté 20
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux indicateursqté 6
- Pinces à lingeqté 50
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Épongesqté 6
Matériel d’art
- Papier à dessinqté 200
- Papier aquarelleqté 100
- Carnets de croquisqté 20
- Crayons de couleurqté 20
- Crayons graphiteqté 30
- Feutres à charbonqté 20
- Gommesqté 30
- Taille-crayonsqté 15
- Sets de peinture acryliqueqté 12
- Pinceauxqté 60
- Palettesqté 20
- Bols de mélangeqté 30
- Pots pour l’eauqté 30
- Tabliersqté 30
- Film de protectionqté 2
- Essuie-toutqté 6
- Ruban adhésifqté 12
- Ruban de masquageqté 8
- Ciseauxqté 20
- Bâtons de colleqté 30
- Règlesqté 15
- Tapis de découpeqté 6
- Argileqté 10
- Outils de modelageqté 12
- Rouleaux de papier kraftqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et les horaires au moins quatre semaines à l’avance. Gardez une heure supplémentaire avant l’ouverture pour l’installation et prévoyez une personne responsable de l’accueil.
- Fixez une date limite d’inscription entre 7 et 10 jours avant l’atelier ouvert. Vous pourrez ainsi recueillir les besoins alimentaires, préparer les badges et ajuster le nombre de postes de travail.
- Vérifiez le stock de matériel deux semaines avant l’événement, puis commandez les éléments manquants immédiatement. Comptez chaque poste séparément, notamment les chevalets, les rallonges et les multiprises.
- Préparez un plan de salle la veille : tables de travail, chaises, tabourets, chevalets et circulation doivent être installés sans bloquer l’accueil ni les tables d’information. Testez aussi les branchements et l’enceinte avant l’arrivée du public.
- Achetez la restauration fraîche le jour même ou la veille, puis préparez café, thé, boissons et en-cas avant l’ouverture. Gardez les boissons au frais et installez les poubelles à proximité des zones de repas et de travail.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un atelier ouvert ?
- Commencez environ 4 semaines avant la date prévue. Réservez l’atelier, fixez les horaires et lancez les inscriptions à ce moment-là ; gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants et finaliser l’installation.
- Combien de temps prévoir pour installer un atelier ouvert ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les chevalets, les postes de travail et l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester les rallonges, les multiprises, le café et les boissons.
- Quand fermer les inscriptions à un atelier ouvert ?
- Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires, préparer les badges et répartir les participants sur les postes de travail.
- Que faut-il vérifier la veille d’un atelier ouvert ?
- Vérifiez l’espace, le matériel, le programme, les œuvres confirmées, l’itinéraire et le parking. Préparez aussi les panneaux indicateurs, les tables d’information et les éléments non périssables ; achetez la restauration fraîche le jour même ou la veille.
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