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Offenes Atelier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein offenes Atelier braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Kunstwerke. Du musst Raum, Anmeldung, Material, Arbeitsplätze und Besucherführung so planen, dass gleichzeitig gearbeitet, gesprochen und gegessen werden kann. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Raum und Einladungen; die genaue Einrichtung folgt am Vortag und am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich durch die 46 Aufgaben – einschließlich der Punkte, die bei offenen Ateliers häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

  • Atelierraum reservieren

  • Offenes Atelier anmelden

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Hausregeln erstellen

    2 Personen

  • Materialbestand prüfen

    2 Personen

  • Fehlende Materialien bestellen

  • Arbeits- und Vorbereitungstische einteilen

    2 Personen

  • Künstler und Werke bestätigen

  • Route und Parken teilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frisches Catering einkaufen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Arbeits­tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Hocker aufstellen

    2 Personen

  • Staffeleien und Arbeitsplätze vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien pro Arbeitsplatz verteilen

    3 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    2 Personen

  • Informationstische einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

  • Beleuchtung und Belüftung prüfen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Führungen durchführen

    2 Personen

  • Arbeitsvorführungen betreuen

    3 Personen

  • Teilnehmenden mit Materialien helfen

    2 Personen

  • Werktafeln zwischendurch auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks nachfüllen

  • Verwendete Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke sicher verpacken

    2 Personen

  • Materialien sortieren und aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Unverkauftes Catering verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • HockerAnz. 12
  • Empfangstisch
  • InformationstischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • StaffeleienAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 45
  • GläserAnz. 45
  • TellerAnz. 45
  • BestecksetsAnz. 45

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ArbeitskärtchenAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 50
  • WegweiserAnz. 6
  • WäscheklammernAnz. 50

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6

Kunstmaterial

  • ZeichenpapierAnz. 200
  • AquarellpapierAnz. 100
  • SkizzenbücherAnz. 20
  • BuntstifteAnz. 20
  • Bleistifte aus GraphitAnz. 30
  • HolzkohlemarkerAnz. 20
  • RadiergummisAnz. 30
  • BleistiftspitzerAnz. 15
  • AcrylfarbsetsAnz. 12
  • PinselAnz. 60
  • PalettenAnz. 20
  • MischschalenAnz. 30
  • WasserbehälterAnz. 30
  • SchürzenAnz. 30
  • SchutzfolieAnz. 2
  • PapierhandtücherAnz. 6
  • KlebebandAnz. 12
  • AbdeckbandAnz. 8
  • ScherenAnz. 20
  • KlebestifteAnz. 30
  • LinealeAnz. 15
  • SchneidemattenAnz. 6
  • TonAnz. 10
  • BildhauerwerkzeugAnz. 12
  • KraftpapierrollenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe den Materialbestand spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Bestelle fehlende Verbrauchsmaterialien rechtzeitig und verteile sie am Veranstaltungstag pro Arbeitsplatz, statt alles auf einen zentralen Tisch zu legen.
  • Plane für jeden Arbeitsbereich einen festen Platz und genügend Bewegungsfläche ein. Staffeleien, Hocker und Arbeitstische dürfen weder Fluchtwege noch den Empfangs- und Informationstisch blockieren.
  • Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst beim Einkauf. Lege spätestens eine Woche vorher fest, wie viele Personen kommen und welche Snacks oder frischen Catering-Mengen du tatsächlich brauchst.
  • Teile Route und Parkmöglichkeiten mit der Einladung und stelle am Tag selbst Wegweiser auf. Besucher, die den Atelierraum nicht sofort finden, kommen oft verspätet und stören den Beginn des Programms.
  • Bereite Kaffee, Tee, gekühlte Getränke und Snacks getrennt vom Arbeitsbereich vor. Stelle Mülleimer sichtbar auf und plane mindestens 30 Minuten am Ende für Kontrolle, Reinigung und das Einsammeln von Material ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein offenes Atelier organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Uhrzeit und der Reservierung des Atelierraums. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin laufen, damit du Material und Catering planen kannst.
Wie viele Arbeitsplätze braucht ein offenes Atelier?
Plane pro angemeldeter Person einen eigenen Arbeitsplatz mit erreichbarem Material und ausreichend Platz für Stuhl oder Hocker. Bei wechselnden Besuchergruppen kannst du mit etwa 10 bis 15 Prozent Reserve rechnen, statt die Tische vollständig zu belegen.
Wann soll ich Material und Catering für ein offenes Atelier einkaufen?
Bestelle fehlende Materialien etwa 10 bis 14 Tage vorher und erledige den Einkauf für haltbare Produkte einige Tage vor dem Termin. Frisches Catering, Getränke und verderbliche Snacks kaufst du am Vortag oder am Veranstaltungstag, abhängig von Lagerung und Kühlung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines offenen Ateliers?
Rechne für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Staffeleien, Arbeitsmaterialien, Kunstwerke, Informationstische und Getränke mit mindestens zwei bis drei Stunden. Wenn mehrere Personen helfen, teile die Aufgaben vorher auf und plane zusätzlich 30 Minuten Puffer ein.

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