Oogstmarkt organiseren: een checklist die werkt

Een oogstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en streekproducten regelen. Je moet vergunningen, standhouders, stroom, toiletten, verkeersstromen en gekoelde opslag op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma en de deelnemers vast en werk in de laatste week naar voorraad, bewegwijzering en opbouw toe. Met deze checklist houd je overzicht over de 72 taken en 75 benodigdheden die bij het plan horen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Marktvergunning aanvragen
Kramen en standhouders werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Leveranciers voor streekproducten boeken
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
Toiletten reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Verkeersroute en laadzone bepalen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programma online publiceren
Bezoekersinformatie versturen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Marktkramen en tenten bestellen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Producten gekoeld opslaan
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Bewegwijzering klaarleggen
Kassageld en betaalterminal testen
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein afzetten
4 personen
Laadzone vrijhouden
2 personen
Marktkramen lossen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
Kraampresentaties controleren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Kassa en informatiepunt inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Tafels afruimen
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders laten uitladen
3 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Betalingen aan leveranciers afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 18
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Parasolsaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Kraamzeilenaantal 18
Afzethekkenaantal 12
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Kassakoffersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Stroomkabelsaantal 8
Kraamweegschalenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 20
Bloemenvazenaantal 12
Houten kratjesaantal 24
Prikbordenaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Standnummerbordenaantal 18

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakdekselsaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handgelhoudersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletreinigingssetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de marktvergunning ruim vóór je uitnodigingen verstuurt aan; zonder duidelijkheid over locatie, verkeersroute en laadzone kun je standhouders geen definitieve informatie geven.
Leg standplaatsen pas vast nadat je het aantal kramen, tenten, stroompunten en toiletten hebt gecontroleerd. Maak daarna één plattegrond met bezoekersroute, laadzone en afzethekken.
Verzamel dieetwensen en productinformatie tijdens de aanmeldingen, niet op de opbouwdag. Geef leveranciers en standhouders uiterlijk één week vooraf de definitieve gegevens.
Plan gekoelde opslag voor streekproducten voordat je boodschappen doet. Controleer of koelboxen en koelkasten capaciteit hebben voor de volledige voorraad en wijs iemand aan voor temperatuurcontrole.
Leg in de laatste 24 uur de bewegwijzering, versiering en betaalmaterialen per marktzone klaar. Test betaalterminals en koffiezetapparaten vóór de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oogstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en marktvergunning. Reserveer in dezelfde eerste twee weken ook kramen, tenten, toiletten en stroomvoorziening.
Welke vergunning heb ik nodig voor een oogstmarkt?: Dat hangt af van de gemeente en de gekozen locatie; controleer de lokale markt- of evenementenvergunning minimaal 8 weken vooraf. Vraag meteen na welke eisen gelden voor verkeer, afval, voedsel en geluid.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een oogstmarkt?: Tel eerst het aantal bevestigde standhouders en reserveer daarna minimaal 1 kraam of standplaats per deelnemer. Houd daarnaast 10 tot 15 procent extra ruimte aan voor doorgangen, informatie en eventuele late wijzigingen.
Wanneer moet ik de bezoekersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen vooraf en herhaal eventuele route- of weerswijzigingen uiterlijk 24 uur voor de markt. Vermeld tijd, locatie, parkeren, laadzone, programma en betaalmogelijkheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.