Checklist para organizar un mercado de cosecha

Un mercado de cosecha necesita coordinar permisos, expositores, productos, servicios y circulación mucho antes del día del evento. Esta checklist reúne 72 tareas y 75 artículos para seguir un orden claro, desde confirmar la fecha y abrir las inscripciones hasta preparar los puestos y la señalización. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: electricidad, aseos, refrigeración, pagos y preferencias dietéticas. Usa el plan como guía de trabajo y asigna cada bloque a una persona responsable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Solicitar permiso de mercado
Reclutar puestos y expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reservar proveedores de productos locales
2 personas
Registrar el programa musical
Reservar los aseos
Reservar el suministro eléctrico
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Determinar la ruta de tráfico y la zona de carga
2 personas
Diseñar la señalización
Publicar el programa en línea
Enviar información a los visitantes
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Encargar puestos de mercado y tiendas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Almacenar los productos en refrigeración
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar la señalización
Probar el dinero de caja y el terminal de pago
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Cerrar el recinto
4 personas
Mantener libre la zona de carga
2 personas
Descargar los puestos del mercado
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar los cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Revisar las presentaciones de los puestos
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Montar la caja y el punto de información
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Anunciar las partes del programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Hacer descargar a los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Cerrar los pagos a proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Sombrillascant. 4
Mantelescant. 20
Lonas para standcant. 18
Vallas de separacióncant. 12
Bases para sombrillascant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 80
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 12
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cajas de la caja registradoracant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Cables de alimentacióncant. 8
Básculas de puestocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Linternascant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Guirnaldascant. 8
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Decoración de mesacant. 20
Jarrones para florescant. 12
Cajones de maderacant. 24
Tableros de corchocant. 4
Paneles informativoscant. 8
Carteles con número de standcant. 18

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Tapas de cubos de basuracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Kits de limpieza de bañoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y el permiso del mercado antes de abrir el formulario de inscripción. Si falta la autorización, tendrás que corregir invitaciones, proveedores y horarios después.
Reserva con antelación los aseos, el suministro eléctrico y los proveedores de productos locales. Son servicios que suelen agotarse antes que las mesas, carpas y puestos.
Define el plano cuando conozcas el número de expositores: asigna espacios, marca la zona de carga y separa la ruta de tráfico de las áreas de visitantes.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas a los proveedores antes de finalizar la lista de compras. Así puedes ajustar cantidades sin hacer compras de última hora.
Programa una revisión del inventario y de la señalización antes del montaje. Comprueba especialmente carpas, puestos, refrigeración, terminales de pago, vajilla reutilizable y carteles visibles desde la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de cosecha?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permiso, expositores y proveedores. Reserva cuanto antes los aseos, la electricidad y el equipamiento, porque condicionan el plano final.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un mercado de cosecha?: Abre el formulario cuando la fecha, el lugar y las condiciones básicas estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas durante un plazo definido y revisa las preferencias dietéticas cada semana.
¿Cuándo se hace el plano de los puestos?: Haz un primer plano cuando tengas una estimación del número de puestos y ciérralo aproximadamente 1 semana antes. Incluye espacios, carga y descarga, circulación, electricidad, aseos y puntos de información.
¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado?: El día anterior revisa el inventario, clasifica la decoración, prepara la señalización y confirma las compras. Guarda los productos que necesiten frío en neveras o refrigeradores y verifica que los terminales de pago estén cargados y disponibles.

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