La checklist pour organiser un marché des récoltes

Un marché des récoltes demande surtout une bonne coordination entre exposants, fournisseurs et visiteurs. Commence par bloquer la date et le lieu, puis lance les autorisations et les inscriptions avant de réserver le matériel. Les dernières semaines servent à répartir les emplacements, régler la circulation et publier le programme. Cette checklist suit l’ordre de préparation jusqu’au stockage au frais et à l’installation le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Recruter des stands et des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Réserver des fournisseurs de produits régionaux
2 personnes
Conserver le programme musical
Réserver les toilettes
Réserver l’alimentation électrique
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Déterminer l’itinéraire de circulation et la zone de chargement
2 personnes
Concevoir la signalétique
Publier le programme en ligne
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Commander des stands de marché et des tentes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits au frais
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer la signalétique
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Balisage du site
4 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Décharger les stands du marché
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Vérifier les présentoirs des stands
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Installer la caisse et le point d’information
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les tables
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Guider les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire décharger les exposants
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Finaliser les paiements aux fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Parasolsqté 4
Nappesqté 20
Bâches de standqté 18
Barrières de sécuritéqté 12
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Valises de caisseqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles d'alimentationqté 8
Balances de standqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlandesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 20
Vases à fleursqté 12
Caisses en boisqté 24
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux numérotés des standsqté 18

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Couvercles de poubelleqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Kits de nettoyage des toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions plusieurs semaines avant le marché : demande les coordonnées des exposants, leurs besoins alimentaires et leurs contraintes d’installation dès le formulaire.
Ne réserve pas seulement les stands et les tentes : prévois aussi les toilettes, l’alimentation électrique et une zone de chargement clairement séparée du parcours des visiteurs.
Finalise le plan du marché après avoir confirmé les exposants. Garde des emplacements assez larges pour les stands, les tables, les parasols et les files d’attente.
Prépare la signalétique avant le jour J et indique au minimum l’entrée, la sortie, les sanitaires, les caisses et l’itinéraire de circulation. Une signalétique improvisée fait perdre du temps à l’installation.
Vérifie les stocks avant les courses et stocke rapidement les produits sensibles au frais. Contrôle aussi les terminaux de paiement, les valises de caisse, les machines à café et les bouilloires avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché des récoltes ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le recrutement des exposants, les fournisseurs, les toilettes et l’électricité doivent être confirmés avant de préparer le plan du marché.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le marché et fixe une date limite 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, confirmer les exposants et attribuer les emplacements.
Quand publier le programme d’un marché des récoltes ?: Publie une première version en ligne 2 à 3 semaines avant le marché, puis envoie les informations pratiques aux visiteurs la semaine précédente. Ajoute les horaires, l’accès, le stationnement et les consignes de circulation.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché des récoltes ?: La veille, vérifie les stocks, les produits conservés au frais, la signalétique préparée, les moyens de paiement et le matériel électrique. Prépare également les tables, nappes, vaisselle réutilisable et équipements nécessaires pour limiter l’installation le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.