Zo organiseer je een onderzoekscongres

Begin met het programma en werk daarna pas de locatie, techniek en catering uit. Bevestig sprekers vroeg, omdat hun presentaties, dieetwensen en reis- of parkeerinformatie later je planning bepalen. Richt de registratie, posterruimte en audiovisuele ondersteuning in als één geheel. Met een technisch draaiboek, gecontroleerde printbestanden en duidelijke instructies voor vrijwilligers voorkom je de meeste problemen op de congresdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
2 personen
5
Audiovisuele apparatuur reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
9
Onderzoeksposters inventariseren
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Presentaties opvragen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Programmafolders opmaken
16
Routebordjes ontwerpen
17
Posterruimte indelen
2 personen
18
Technisch draaiboek maken
2 personen
19
Vrijwilligers instrueren
2 personen
20
Cateringdetails bevestigen
21
Printbestanden controleren
2 personen
22
Programmafolders printen
2 personen
23
Naamkaartjes printen
2 personen
24
Posters laten printen
25
Presentaties verzamelen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Materialen sorteren
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Zaalindeling uitzetten
4 personen
31
Registratiebalie opbouwen
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
34
Projector en scherm opstellen
2 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Presentaties testen
2 personen
37
Posters ophangen
3 personen
38
Routebordjes plaatsen
2 personen
39
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
3 personen
41
Buffet opbouwen
4 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen

Event

43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Bezoekers registreren
4 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Welkomstkoffie serveren
3 personen
47
Opening begeleiden
2 personen
48
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
49
Sprekers naar zaal begeleiden
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffiepauze verzorgen
3 personen
52
Posterronde begeleiden
3 personen
53
Dinerbuffet serveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Servies verzamelen
3 personen
56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
57
Vragen uit de zaal verzamelen
58
Afsluiting verzorgen
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Presentaties veiligstellen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Posters verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Materialen inpakken
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Bedankbericht versturen
71
Presentaties delen
72
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 90
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laserpointeraantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Serveertraysaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Congresbanierenaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Naamkaarthoudersaantal 90
Posterpanelenaantal 12
Posterklemmenaantal 48
Pijlbordjesaantal 12
Tafelnummersaantal 14
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst het programma definitief en leg daarna de locatie vast. Zo weet je hoeveel zalen, stoelen, tafels en parallelle ruimtes nodig zijn voordat je reserveert.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer bestanden op formaat, video en lettertypen en zet alles op één laptop met reservekopie.
Open de aanmelding zodra programma en locatie vaststaan en vraag dieetwensen direct uit. Stuur parkeerinformatie en praktische routegegevens uiterlijk 3 dagen voor het congres.
Plan de posterruimte op basis van het definitieve aantal posters en houd looproutes vrij. Reserveer per poster een tafel of paneel en controleer vooraf waar stroom en verlichting nodig zijn.
Test audiovisuele apparatuur minstens 60 minuten voor de eerste sessie. Controleer projector, scherm, microfoons, HDMI-adapters, verlengsnoeren, stekkerdozen en presentatieklikkers afzonderlijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een onderzoekscongres organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en audiovisuele apparatuur zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn, bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf.
Wanneer moet je presentaties voor een onderzoekscongres opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op en stuur 48 uur vooraf een herinnering aan ontbrekende bestanden. Plan op de congresdag nog 60 minuten voor een technische controle.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de registratie van een onderzoekscongres?: Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor de inloop klaar. Bij meer dan 100 deelnemers zijn 2 vrijwilligers bij de registratie meestal nodig om wachtrijen bij naamkaartjes en presentielijsten te beperken.
Wanneer stuur je parkeerinformatie naar congresbezoekers?: Stuur parkeerinformatie en routebordjes uiterlijk 3 dagen voor het congres. Vermeld ook de ingang, registratieplek en eventuele alternatieve route, zodat bezoekers niet pas op locatie hoeven te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.