Organiser un congrès de recherche, étape par étape

Un congrès de recherche se prépare dans un ordre précis : verrouiller le programme, confirmer les intervenants et réserver le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut coordonner le traiteur, l’audiovisuel, les affiches et les documents remis aux participants. Les oublis arrivent surtout dans les dernières semaines : présentations non reçues, besoins alimentaires incomplets, câbles manquants ou badges imprimés trop tard. Ce plan vous aide à répartir les 72 tâches et à vérifier le matériel nécessaire avant le jour du congrès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
2 personnes
5
Réserver le matériel audiovisuel
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
9
Inventorier les affiches de recherche
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les infos de parking
13
Demander les présentations
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Mettre en page les brochures du programme
16
Concevoir les panneaux de direction
17
Aménager l’espace des affiches
2 personnes
18
Établir le plan technique
2 personnes
19
Briefer les bénévoles
2 personnes
20
Confirmer les détails du catering
21
Vérifier les fichiers d’impression
2 personnes
22
Imprimer les programmes
2 personnes
23
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
24
Faire imprimer des affiches
25
Rassembler les présentations
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Trier les matériaux
3 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer la table de scène
2 personnes
34
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Tester les présentations
2 personnes
37
Accrocher les affiches
3 personnes
38
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
39
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
40
Mettre en place le point café
3 personnes
41
Monter le buffet
4 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

43
Accueillir les intervenants
2 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir le café de bienvenue
3 personnes
47
Accompagner l'ouverture
2 personnes
48
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
49
Accompagner les intervenants à la salle
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Assurer la pause café
3 personnes
52
Animer la session d'affiches
3 personnes
53
Servir le buffet du dîner
5 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
56
Encadrer le programme du soir
2 personnes
57
Recueillir les questions de la salle
58
Assurer la clôture
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Sécuriser les présentations
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Retirer les affiches
3 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement
71
Partager les présentations
72
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 90
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières de congrèsqté 2
Nappesqté 14
Porte-nomsqté 90
Panneaux d’affichageqté 12
Pinces à affichesqté 48
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 14
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et les intervenants : ne lancez les invitations qu’après avoir confirmé les horaires, les formats de présentation et les informations biographiques nécessaires.
Réservez le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel dès que les dates sont fixées. Pour chaque salle, vérifiez la présence d’un projecteur, d’un écran, de microphones et des adaptateurs HDMI compatibles.
Ouvrez les inscriptions après l’envoi des invitations et exploitez immédiatement les réponses. Fixez une date limite pour les besoins alimentaires, puis transmettez un récapitulatif final au traiteur quelques jours avant le congrès.
Demandez les présentations plusieurs jours avant l’événement, pas à l’arrivée des intervenants. Rassemblez les fichiers sur un ordinateur dédié et testez chaque vidéo, police et connexion avant la première session.
Préparez l’accueil comme un point de circulation : table d’inscription, badges par ordre alphabétique, programmes imprimés, panneaux directionnels et espace réservé aux affiches. Brifez les bénévoles au moins une heure avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès de recherche ?: Commencez idéalement 6 à 12 mois avant la date prévue. Le lieu, le programme, les intervenants, le traiteur et l’audiovisuel doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez-les dès que le lieu, les horaires principaux et les intervenants confirmés sont connus, généralement 2 à 4 mois avant le congrès. Gardez une date limite distincte pour les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il demander les présentations ?: Demandez les fichiers au moins 7 jours avant l’événement, avec un rappel à 48 heures. Préparez ensuite un dossier unique et testez les présentations sur l’ordinateur qui sera utilisé en salle.
Que vérifier la veille d’un congrès de recherche ?: La veille, contrôlez les badges, programmes, affiches, plans de salle et listes d’inscription. Testez aussi le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles, les adaptateurs et les multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.