Einen Forschungskongress organisiert planen
Bei einem Forschungskongress greifen Programm, Referenten, Poster, Technik und Anmeldung eng ineinander. Beginne deshalb mit dem zeitlichen Rahmen und den zugesagten Beiträgen, bevor du Catering, Raumaufteilung und Drucksachen festlegst. Plane früh einen festen Ablauf für Präsentationen, Poster und Pausen ein. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Adapter, aktuelle Präsentationsdateien oder klare Informationen zur Anreise.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm finalisieren
2 Personen
- 2
Referenten bestätigen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Catering reservieren
2 Personen
- 5
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
- 9
Forschungsposter inventarisieren
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Parkinformationen versenden
- 13
Präsentationen anfordern
- 14
Namensschilder entwerfen
- 15
Programmhefte gestalten
- 16
Wegweiser gestalten
- 17
Posteraum einteilen
2 Personen
- 18
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
- 19
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 20
Cateringdetails bestätigen
- 21
Druckdateien prüfen
2 Personen
- 22
Programmhefte drucken
2 Personen
- 23
Namensschilder drucken
2 Personen
- 24
Poster drucken lassen
- 25
Präsentationen sammeln
- 26
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Materialien sortieren
3 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
- 31
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 34
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 35
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 36
Präsentationen testen
2 Personen
- 37
Poster aufhängen
3 Personen
- 38
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 39
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 40
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 41
Buffet aufbauen
4 Personen
- 42
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 43
Referenten empfangen
2 Personen
- 44
Besucher registrieren
4 Personen
- 45
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 46
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
- 47
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 48
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 49
Referenten zum Saal begleiten
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 52
Poster-Runde begleiten
3 Personen
- 53
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Geschirr sammeln
3 Personen
- 56
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 57
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 58
Abschluss organisieren
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Präsentationen sichern
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Poster entfernen
3 Personen
- 63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Saal reinigen
4 Personen
- 67
Materialien einpacken
3 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 70
Dankesnachricht versenden
- 71
Präsentationen teilen
- 72
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 90
- Podiumstisch
- RegistrierungstischAnz. 2
- StehtischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- LaserpointerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TrinkgläserAnz. 100
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- KongressbannerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 14
- NamensschildhalterAnz. 90
- Poster-PaneeleAnz. 12
- PosterklemmenAnz. 48
- WegweiserAnz. 12
- TischnummernAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Referenten zuerst verbindlich fest. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und sammle zusätzlich Titel, Kurzbiografien sowie technische Anforderungen.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Datum, Ort und Programmpunkte stehen. Frage dort direkt nach Ernährungswünschen und verschicke Park- und Anreiseinformationen spätestens 3 Tage vorher.
- Plane für jeden Vortrag einen Techniktest ein. Prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone und Präsentationsklicker mindestens 60 Minuten vor Beginn.
- Teile den Posterraum nach festen Nummern oder Themen ein und inventarisiere die Forschungsposter vor dem Druck. Bestelle Namensschilder, Programmhefte, Wegweiser und Poster mit einer Reserve von etwa 5 Prozent.
- Weise Freiwillige vor dem Einlass in Registrierung, Posterraum, Saalwechsel und Notfallablauf ein. Stelle am Registrierungstisch Namensschilder bereit und plane pro 50 Anmeldungen mindestens eine Person für die Ausgabe ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Forschungskongress organisieren?
- Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Location, Programmrahmen und Referenten. Catering, audiovisuelle Ausstattung und Drucksachen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reserviert oder beauftragt sein.
- Wann muss das Programm eines Forschungskongresses feststehen?
- Eine vorläufige Fassung sollte 8 bis 10 Wochen vorher stehen, damit Einladungen und Anmeldungen starten können. Die finale Version sollte spätestens 14 Tage vor dem Kongress an Referenten, Catering und Technik gehen.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Kongress?
- Plane mindestens 60 Minuten für den Saalcheck und zusätzlich 5 bis 10 Minuten pro Referent ein. Teste dabei auch HDMI-Adapter, Ton, Mikrofone, Klicker und die tatsächlich verwendeten Präsentationen.
- Wann sollte man Poster und Präsentationen anfordern?
- Fordere Präsentationen und Poster spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleiben noch einige Werktage für Formatprüfung, Druck, Raumaufteilung und Rückfragen an die Forschenden.
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