Checklist voor een onderzoeksconferentie organiseren

Een onderzoeksconferentie organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum en locatie vast, werk daarna programma en sprekers uit en open vervolgens de inschrijving. In de laatste weken verschuift de aandacht naar presentaties, badges, catering en techniek. Deze checklist helpt je met 66 taken en 51 benodigdheden, van het verzamelen van dieetwensen tot het testen van microfoons, projector en presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Conferentiedatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties opvragen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Badges ontwerpen
Programmafolders maken
2 personen
Naambadges printen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties op USB zetten
Cateringlevering bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Hapjes schikken
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Registratie openen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Ontvangstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Lunchtijd aankondigen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Middagsessie begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Sprekers bedanken
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Locatiesleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Batterijenaantal 12

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 90
Naambadgehoudersaantal 90
Tafelkleedsetsaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 8
Wandpostersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Broodmandenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Serveertangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor de conferentie op en zet de definitieve bestanden de dag ervoor ook op een USB-stick. Zo kun je een laptop- of verbindingsprobleem opvangen.
Plan de techniekstest minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van deelnemers. Controleer projector, scherm, HDMI-kabels, draadloze microfoons, luidsprekers, presentatieklikker en reservebatterijen.
Sluit de deelnemersregistratie enkele dagen vóór het evenement af voor de eerste badgecontrole. Leg de deelnemerslijst, naambadgehouders en bewegwijzering klaar bij een aparte registratietafel.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de conferentie door aan de catering. Zet waterglazen, koffiekopjes en thermoskannen per pauzemoment klaar.
Maak de zaalindeling niet pas op de ochtend zelf: zet stoelen, tafels, spreektafel en garderoberek de avond ervoor of minstens 2 uur vóór aanvang klaar. Houd looppaden naar registratie, garderobe en catering vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een onderzoeksconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen en aanmeldingen uiterlijk 8 tot 12 weken voor de conferentie kunnen starten.
Wanneer moet ik sprekers voor een onderzoeksconferentie bevestigen?: Streef ernaar alle sprekers 3 tot 6 maanden vóór de conferentie schriftelijk te bevestigen. Vraag hun titel, bio, presentatieformaat en technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een conferentie?: Reserveer minimaal 60 minuten voor een volledige test en 15 minuten extra per spreker met eigen apparatuur. Controleer vóór de opening alle microfoons, presentaties, kabels, aansluitingen en het geluid in de zaal.
Wanneer bestel ik catering voor een onderzoeksconferentie?: Geef een voorlopige inschatting 2 tot 3 weken vooraf en bevestig het definitieve aantal, dieetwensen en levertijd 3 tot 5 werkdagen vóór de conferentie. Plan op de dag zelf tijd voor levering, koelen en klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.