Checklist pour organiser une conférence de recherche
Une conférence de recherche demande un suivi précis, car le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique avancent en parallèle. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis verrouille le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, concentre-toi sur les présentations, les besoins alimentaires, les badges et les essais techniques. Cette checklist t’aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date de la conférence
2 personnes
Réserver le lieu
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Demander les présentations
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Concevoir les badges
Créer les programmes
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Mettre les présentations sur une clé USB
Confirmer la livraison du catering
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Ouvrir l’inscription
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café d'accueil
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
Annoncer l’heure du déjeuner
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Encadrer la session de l'après-midi
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Remercier les intervenants
2 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 12
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Portant à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portableqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Cliqueur de présentationqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Câbles HDMIqté 4
- Clés USBqté 4
- Pilesqté 12
Décoration
- Porte-nomsqté 90
- Supports de badges nominatifsqté 90
- Sets de nappesqté 12
- Panneaux de signalisationqté 8
- Affiches muralesqté 6
- Compositions floralesqté 6
Catering
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Blocs de glaceqté 12
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Corbeilles à painqté 8
- Petits bolsqté 16
- Pinces de serviceqté 8
- Tire-bouchonsqté 2
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Verres doseursqté 2
- Bacs de rangementqté 12
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Conseils
- Fixe le programme avant de publier le formulaire d’inscription. Précise les horaires de chaque intervention, les pauses et la date limite d’inscription pour éviter de refaire les supports.
- Demande les présentations au moins 7 jours avant la conférence. Regroupe ensuite tous les fichiers sur une clé USB et vérifie chaque présentation sur l’ordinateur et le projecteur utilisés sur place.
- Traite les inscriptions en continu et arrête la liste des participants 2 à 3 jours avant l’événement. Utilise cette version pour imprimer les badges et prévoir les places, les boissons et les besoins alimentaires.
- Planifie un test technique complet la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifie le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, le cliqueur, les câbles, les rallonges et les piles.
- Confirme le catering 24 à 48 heures avant la conférence. Prévois l’installation de la table d’inscription, des chaises et du matériel de présentation avant l’arrivée des participants, puis garde les boissons au frais jusqu’à la pause.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une conférence de recherche ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, construire le programme et confirmer les intervenants ; les 2 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, aux supports et à la logistique.
- Quand demander les présentations des intervenants ?
- Demande-les au plus tard 7 jours avant la conférence, avec un format et une heure limite clairement indiqués. Garde une version finale sur une clé USB et vérifie-la pendant le test technique.
- Combien de temps avant faut-il tester la technique ?
- Fais un essai complet la veille si possible, puis une vérification sur place au moins 2 heures avant l’accueil. Teste chaque microphone, le projecteur, l’ordinateur, les haut-parleurs, le cliqueur et tous les branchements.
- Quand confirmer le nombre de participants et le catering ?
- Arrête la liste des participants 2 à 3 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirme la livraison du catering 24 à 48 heures avant et ajuste les quantités selon le nombre final.
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