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Forschungskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Forschungskonferenz braucht früh klare Zuständigkeiten, bestätigte Referenten und einen belastbaren Ablauf. Beginnen Sie mit Termin und Veranstaltungsort, bevor Sie Programm und Einladungen veröffentlichen. Später entscheiden genaue Teilnehmerzahlen über Catering, Sitzplätze und Namensschilder. Prüfen Sie die Präsentationstechnik nicht erst am Veranstaltungstag: Projektor, Mikrofone, HDMI-Kabel und Präsentationen sollten vorher gemeinsam getestet werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konferenztermin festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationen anfordern

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Badges gestalten

  • Programmflyer erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen auf USB speichern

  • Cateringlieferung bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Registrierung öffnen

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Begrüßungskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Becher einsammeln

    2 Personen

  • Mittagessen ankündigen

  • Mittagsbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Nachmittagssession begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Sprecher danken

    2 Personen

  • Die letzten Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 4
  • BatterienAnz. 12

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 90
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • TischdeckensetsAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • WandposterAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Catering

  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 3
  • BrotkörbeAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 8
  • KorkenzieherAnz. 2
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

  • Legen Sie den Termin und die Location fest, bevor Sie das Anmeldeformular veröffentlichen. Planen Sie zusätzlich Zeit für Aufbau, Techniktest und den Abbau am selben Tag ein.
  • Fordern Sie Präsentationen spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Konferenz an. Speichern Sie die finalen Dateien zusätzlich auf USB-Sticks, damit Sie bei einem Laptop- oder Netzwerkproblem weiterarbeiten können.
  • Erfassen Sie Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und schließen Sie die Cateringbestellung erst nach einer verbindlichen Teilnehmerzahl ab. Bestätigen Sie die Lieferzeit am Vortag noch einmal.
  • Testen Sie Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Legen Sie passende HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien am Technikplatz bereit.
  • Bereiten Sie Registrierungstisch, Namensschildhalter, Teilnehmerliste und Wegweiser vor dem Einlass vollständig vor. Drucken Sie die Namensschilder nicht erst während der Registrierung, sondern mindestens am Vorabend.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Forschungskonferenz organisieren?
Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Programm. Referenten, Anmeldung und Catering brauchen danach eigene Fristen, damit Änderungen noch möglich sind.
Wann sollte man die Präsentationen für eine Forschungskonferenz anfordern?
Fordern Sie die Präsentationen 3 bis 5 Werktage vor der Konferenz an. Sammeln Sie die Dateien zentral und speichern Sie die endgültige Version zusätzlich auf USB-Sticks.
Wie viele Getränke braucht man pro Teilnehmer bei einer Forschungskonferenz?
Rechnen Sie für eine halbtägige Konferenz mit etwa 1 bis 1,5 Litern Wasser pro Person sowie Kaffee für mehrere Pausen. Ergänzen Sie die Menge anhand der Teilnehmerzahl und der geplanten Dauer.
Wann sollte die Technik bei einer Forschungskonferenz getestet werden?
Führen Sie einen vollständigen Test mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfen Sie dabei Bild, Ton, Mikrofone, Präsentationsklicker, Kabel und Ersatzbatterien mit den tatsächlich verwendeten Geräten.

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