Zo organiseer je een ondernemerscongres

Een ondernemerscongres organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met de volgorde van het programma en de eisen aan de locatie. Leg daarna sprekers, ruimtes, techniek en catering vast voordat je de inschrijving opent. Verzamel dieetwensen en parkeerinformatie tijdens de aanmeldperiode, zodat je niet in de laatste week hoeft na te bellen. In de voorbereiding komen vooral presentaties, naamkaartjes, deelnemersgegevens en de zaalopstelling samen. Test alle techniek en loop het draaiboek uiterlijk de dag ervoor door.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vaststellen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Sprekersinformatie versturen
11
Naamkaartjes ontwerpen
12
Naamkaartjes afdrukken
13
Deelnemerslijst controleren
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Sprekerspresentaties verzamelen
19
Presentaties controleren
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Draaiboek afdrukken
22
Locatie openen
2 personen
23
Ruimtes controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Podiumzone inrichten
3 personen
28
Sprekersruimte inrichten
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Decoratie plaatsen
2 personen
31
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Buffet klaarzetten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Presentaties klaarzetten
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Beamer en scherm testen
2 personen
39
Licht controleren
40
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
41
Briefing cateringteam geven
2 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Welkomstkoffie serveren
3 personen
45
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
46
Sprekers introduceren
47
Microfoons bedienen
48
Presentaties wisselen
49
Koffiepauze serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
52
Vragenronde begeleiden
53
Dinerbuffet openen
3 personen
54
Diner serveren
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Tafels afruimen
3 personen
58
Netwerkborrel serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Hapjes bijvullen
2 personen
61
Laatste vragen beantwoorden
62
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Buffet afbreken
3 personen
67
Techniek uitschakelen
2 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Ruimtes schoonmaken
3 personen
71
Toiletten controleren
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Overgebleven eten koelen
2 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Sprekersbedankjes versturen
78
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Sprekersstoelenaantal 4
Sprekerslessenaar
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Naambadgehoudersaantal 110
Informatiebordenaantal 8
Tafelnummersaantal 14

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra het programma in hoofdlijnen staat. Controleer of er aparte ruimtes zijn voor ontvangst, plenaire sessies en pauzes, en of tafels, stoelen en een registratietafel passen.
Bevestig sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt en vraag hun presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer daarna de bestanden op beeldverhouding, video en lettergrootte op het beschikbare scherm.
Open het aanmeldformulier minimaal 4 weken voor het congres. Vraag meteen om dieetwensen en parkeerbehoefte; controleer de deelnemerslijst 2 werkdagen vooraf en druk daarna de naamkaartjes af.
Plaats de cateringbestelling op basis van het actuele aantal deelnemers en houd rekening met de pauzemomenten in het programma. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en serveerschalen klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Plan op de congresdag minstens 90 minuten voor de ontvangst opbouwtijd. Test beamer, laptop, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengsnoeren en stekkerdozen in de opstelling waarin ze gebruikt worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemerscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en leg het programma en de sprekers vast; open de inschrijving daarna minimaal 4 weken voor de congresdatum.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een ondernemerscongres?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Stuur parkeerinformatie en praktische sprekersinformatie uiterlijk 5 werkdagen voor het congres.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ondernemerscongres?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en technische test. Bij meerdere ruimtes, een plenaire zaal en aparte catering- of registratieruimte is 2 uur veiliger.
Wanneer controleer je de presentaties van sprekers?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze binnen 2 werkdagen. Zet alle definitieve bestanden uiterlijk de dag voor het congres op de laptop die tijdens de sessies wordt gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.