Einen Unternehmerkongress strukturiert organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Location zuerst und kläre dabei Raumaufteilung, Bestuhlung, Rednerpult, Registrierungstisch sowie Projektionsfläche. Für Aufbau und Kontrolle solltest du mindestens 90 Minuten vor dem Einlass vor Ort sein.
• Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst, und bestätige jeden Referenten schriftlich. Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an, damit Beamer, Laptop und Mikrofone getestet werden können.
• Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und prüfe die Teilnehmerliste mindestens zweimal: einmal 7 Tage vorher und erneut am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern übergib sie gesammelt an das Catering.
• Sende Parkinformationen und Referenteninformationen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. So müssen Anreisende nicht am Veranstaltungstag nach dem Eingang fragen, und Referenten kennen Ablauf, Technik und ihren Zeitrahmen.
• Bereite Namensschilder, Drehbuch und Materialien am Vortag vor und lege Ersatztechnik bereit. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel mit der tatsächlichen Präsentation.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Unternehmerkongress planen?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Location, Programm und Referenten. Ein kompakter Kongress ist auch kurzfristiger möglich, aber Einladungen und Anmeldung sollten mindestens 6 Wochen vor dem Termin starten.

Wann sollte man die Einladungen für einen Unternehmerkongress verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringmenge noch angepasst werden können.

Wie viele Tage vorher müssen die Referenten ihre Präsentationen abgeben?

Fordere die Unterlagen spätestens 7 Tage vorher an. Plane zusätzlich einen letzten Abgleich am Vortag ein, weil sich Folien, Videos oder benötigte Anschlüsse kurzfristig ändern können.

Wann sollte die Technik beim Unternehmerkongress getestet werden?

Teste die komplette Technik am Vortag, wenn das möglich ist, und wiederhole den Funktionstest mindestens 90 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei nicht nur den Beamer, sondern auch Mikrofone, Lautsprecher, Klicker, Laptop und Stromversorgung.

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