Organiser un congrès d’entrepreneurs, étape par étape

Un congrès d’entrepreneurs se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu, construire le programme, confirmer les intervenants, puis ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à traiter les besoins alimentaires, finaliser les badges et verrouiller la technique. Prévoyez aussi un responsable pour l’accueil et un autre pour les présentations. Ce sont souvent les détails pratiques — parking, câbles, micros ou fichiers reçus trop tard — qui ralentissent la journée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Envoyer les informations sur les intervenants
11
Concevoir les badges nominatifs
12
Imprimer les badges nominatifs
13
Vérifier la liste des participants
14
Passer la commande traiteur
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Rassembler les présentations des intervenants
19
Vérifier les présentations
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier les espaces
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
27
Aménager la zone de scène
3 personnes
28
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
29
Installer la signalétique
2 personnes
30
Installer la décoration
2 personnes
31
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Mettre le buffet en place
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer les présentations
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
39
Vérifier l'éclairage
40
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
41
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Servir le café de bienvenue
3 personnes
45
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
46
Présenter les intervenants
47
Gérer les micros
48
Changer de présentation
49
Servir la pause-café
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
52
Animer la séance de questions-réponses
53
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
54
Servir le dîner
4 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Dégager les tables
3 personnes
58
Servir le cocktail réseau
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
61
Répondre aux dernières questions
62
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Démonter le buffet
3 personnes
67
Éteindre la technique
2 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Nettoyer les espaces
3 personnes
71
Vérifier les toilettes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Réfrigérer les restes
2 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Envoyer des remerciements aux intervenants
78
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 110
Chaises des intervenantsqté 4
Pupitre
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneaux d'informationqté 8
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et définir le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et ajuster la capacité de la salle.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant le congrès si possible. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires, les badges et la commande traiteur.
Demandez les présentations des intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Prévoyez également un exemplaire local, au cas où la connexion ferait défaut.
Organisez un test technique complet la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil : vidéoprojecteur, écran, microphones sans fil, haut-parleurs, cliqueur, rallonges et multiprises doivent être vérifiés dans la configuration réelle.
Préparez l’accueil avant l’ouverture du lieu : table d’inscription, badges classés par ordre alphabétique, déroulé imprimé, informations de parking et espaces installés. Arrivez 90 minutes avant le premier échange pour corriger les derniers problèmes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès d’entrepreneurs ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et traiter les inscriptions sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès ?: Ouvrez-les dès que le lieu, la date et le programme principal sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez-les 5 à 7 jours avant pour finaliser les repas et les badges.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 3 jours avant le congrès et vérifiez-les avant la veille. Le jour même, faites un dernier test sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur et le cliqueur utilisés en salle.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, le pupitre et l’accueil. Ajoutez 30 minutes si la salle comprend plusieurs espaces ou une sonorisation complète.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.