Checklist voor een goed georganiseerd ondernemerscongres

Een ondernemerscongres vraagt om meer dan een zaal en een programma. Je regelt tegelijk sprekers, techniek, catering, registratie en duidelijke informatie voor deelnemers. Begin met datum, locatie en programma, zodat offertes en uitnodigingen op tijd de deur uit kunnen. Controleer in de laatste week vooral presentaties, dieetwensen, badges, parkeerinformatie en de levering van materialen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je verrassingen op de congresdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en onderwerpen vastleggen
2 personen
Offertes voor techniek opvragen
Cateringofferte aanvragen
Uitnodigingen ontwerpen
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma naar deelnemers sturen
Badges en deelnemerslijst maken
2 personen
Naambadges printen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Catering definitief bevestigen
Techniek definitief bevestigen
Reserveringen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Cateringlevering controleren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersbriefing geven
2 personen
Registratieteam instrueren
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Sprekers ondersteunen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers naar netwerkruimte begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Hapjes bij netwerkborrel serveren
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Sprekers bedankbericht sturen
Foto’s en presentaties delen
Openstaande facturen controleren
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Klikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 120
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Buffetkommenaantal 12
Serveerbladenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Menukaartenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Naambadgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 10
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelbordjesaantal 12
Pennenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Promotiestandaardsaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers vroeg vast. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je dia’s, video’s en aansluitingen met de laptop en beamer kunt controleren.
Vraag techniek en catering pas definitief aan nadat de zaalindeling bekend is. Stem het aantal stoelen, tafels, microfoons, koffiekopjes en servies af op het definitieve aantal deelnemers.
Sluit de deelnemersregistratie niet zonder controle af. Verwerk dieetwensen en stuur parkeerinformatie en het programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle aangemelde deelnemers.
Maak badges en de deelnemerslijst niet pas op de ochtend zelf. Print ze minimaal 1 werkdag vooraf en leg een registratietafel, pennen en alfabetische indeling klaar.
Doe de laatste materiaalcontrole op de dag vóór het congres. Test HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen, klikker, microfoons en luidsprekers en controleer bij levering ook de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ondernemerscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Plan techniek, catering en uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 3 weken voor de congresdag aanmeldingen kunt verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een ondernemerscongres versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Geef deelnemers minimaal 3 weken om zich aan te melden en vraag dieetwensen direct mee in het aanmeldformulier.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vóór het congres op en controleer ze binnen 2 werkdagen. Test daarna alle bestanden op de laptop en beamer die op locatie worden gebruikt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een ondernemerscongres?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van zaal, registratie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige microfoon-, presentatie- en geluidscheck voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.