Unternehmerkongress organisieren: die Checkliste für die Planung

Bei einem Unternehmerkongress greifen Programm, Referenten, Raumplanung, Technik und Catering ineinander. Beginne mit Datum, Themen und Location und arbeite dich danach über Einladungen und Anmeldungen bis zur finalen Veranstaltungsvorbereitung vor. Besonders häufig werden Präsentationen, Ernährungswünsche und die technische Prüfung zu spät geklärt. Diese Checkliste bündelt 75 Aufgaben und 58 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Referenten und Themen festlegen
2 Personen
Angebote für Technik einholen
Cateringangebot anfordern
Einladungen gestalten
Anmeldeformular einrichten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Programm an Teilnehmer senden
Badges und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Namensschilder drucken
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Catering endgültig bestätigen
Technik endgültig bestätigen
Reservierungen vornehmen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Cateringlieferung prüfen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Sprecherbriefing geben
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
Referenten unterstützen
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Teilnehmer zum Networking-Bereich begleiten
2 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Snacks bei der Netzwerkveranstaltung servieren
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abschluss begleiten
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Dankesnachricht an Referenten senden
Fotos und Präsentationen teilen
Offene Rechnungen prüfen
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
Registrierungstisch
Rednertisch
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KlickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 130
WeingläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Küche

BuffetschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
SpeisekartenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
NamensschildhalterAnz. 120
WegweiserAnz. 10
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 4
TischschilderAnz. 12
StifteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 120
PromotionsständerAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest – idealerweise mindestens 12 Wochen vor dem Kongress. Erst danach solltest du Referenten verbindlich ansprechen und Technik- sowie Cateringangebote einholen.
Richte das Anmeldeformular ein, bevor du die Einladungen verschickst. Frage dort direkt nach Ernährungswünschen und sende Parkinformationen sowie das Programm spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch, Teilnehmerliste und Namensschilder ein. Drucke die Badges erst nach Ablauf der Anmeldefrist, damit Nachmeldungen und Schreibfehler nicht unnötig viele Neudrucke verursachen.
Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Kongress an und prüfe jede Datei auf Format, Bildqualität und Anschluss. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Lautsprecher und Klicker gemeinsam vor Ort.
Bestätige Catering und Technik final 3 bis 5 Tage vorher. Kontrolliere bei der Lieferung sofort Mengen, Geschirr, Kaffeekannen, Gläser und Serviermaterial, bevor die Registrierung beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Unternehmerkongress organisieren?: Starte mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für viele Referenten oder ein umfangreiches Catering sind 16 Wochen realistischer.
Wann sollten die Einladungen für einen Unternehmerkongress verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Lass die Anmeldung mindestens 10 bis 14 Tage geöffnet, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig an Catering und Raumplanung weitergeben kannst.
Wann müssen Präsentationen und Technik für den Unternehmerkongress geprüft werden?: Sammle die Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung und prüfe sie anschließend auf dem vorgesehenen Laptop. Der vollständige Techniktest sollte spätestens am Vortag oder vor Beginn des Aufbaus stattfinden.
Wie viele Namensschilder braucht man für einen Unternehmerkongress?: Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild und drucke zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Teilnehmern sind damit 105 bis 110 Schilder sinnvoll.

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