Checklist pour organiser un congrès des entrepreneurs

Un congrès des entrepreneurs demande un suivi précis, car le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique avancent en parallèle. Commence par fixer la date, le contenu et la salle, puis verrouille progressivement les devis, les participants et les besoins matériels. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les présentations, les badges, le catering et la livraison. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 58 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Définir les intervenants et les sujets
2 personnes
Demander des devis pour la technique
Demander un devis traiteur
Concevoir les invitations
Paramétrer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer le programme aux participants
Créer les badges et la liste des participants
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Confirmer définitivement le catering
Valider définitivement la technique
Faire les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier la livraison du catering
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Assister les intervenants
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Guider les participants vers l'espace networking
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir des amuse-bouches au cocktail networking
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Partager les photos et les présentations
Vérifier les factures en attente
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Buzzerqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 130
Tasses à caféqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Cuisine

Saladiers pour buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Pancartes de tableqté 12
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 120
Supports promotionnelsqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de solliciter les intervenants : il faut ensuite leur transmettre un sujet, un horaire et un format d’intervention précis.
Demande les devis technique et traiteur dès que la salle est confirmée. Vérifie notamment le nombre de microphones sans fil, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur et les besoins de service du buffet.
Paramètre le formulaire d’inscription avant l’envoi des invitations. Ajoute les besoins alimentaires, les informations de parking et toute donnée nécessaire à la création des badges nominatifs.
Prévois une échéance ferme pour les présentations, idéalement plusieurs jours avant le congrès. Teste chaque fichier sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur, avec les câbles HDMI, rallonges et multiprises disponibles.
La veille, contrôle séparément les badges, la liste des participants, le mobilier et la vaisselle. Le jour de l’installation, vérifie aussi la livraison du catering avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès des entrepreneurs ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le programme, confirmer la salle et contacter les intervenants ; les inscriptions et les commandes viennent ensuite.
Quand envoyer les invitations à un congrès professionnel ?: Envoie-les environ 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Prévois une relance 2 à 3 semaines avant la date limite d’inscription.
Quand confirmer le traiteur et la technique ?: Confirme définitivement le traiteur et la technique au plus tard 7 à 10 jours avant l’événement. À ce moment-là, tu dois disposer du nombre d’inscrits, des besoins alimentaires et du déroulé détaillé.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges ?: Prépare la liste des participants et les badges nominatifs 3 à 5 jours avant le congrès, après la dernière vérification des inscriptions. Imprime quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.