Checklist voor een goed georganiseerde ondernemersborrel
Een ondernemersborrel vraagt om meer dan drank en statafels. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, naamkaartjes, catering en de inrichting op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en uitnodigingen, controleer daarna wat er geleverd wordt en werk op de dag zelf met een vaste opbouwvolgorde. Deze checklist helpt je om gasten vlot te ontvangen en voorkomt dat praktische zaken zoals koeling, glazen of verlengkabels pas tijdens de borrel worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Muziek afspeellijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Leveringen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drank opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Hoge statafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Stoelenaantal 40
- Krukkenaantal 20
- Tafelrokkenaantal 8
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Bierglazenaantal 60
- Longdrinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerbordenaantal 12
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Kurkentrekkersaantal 3
- Flesopenersaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Naamkaarthoudersaantal 50
- Welkomstbord
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenlintaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
Verlichting
- Sfeerverlichtingsetsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 3
- Handdoekdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verwerk aanmeldingen direct en bevestig ze uiterlijk 5 dagen voor de borrel. Noteer dieetwensen apart, zodat de cateraar niet op de dag zelf hoeft te improviseren.
- Plan de opbouw minimaal 2 uur voor ontvangst. Controleer eerst de ruimtes, zet daarna tafels en stoelen neer en richt pas vervolgens buffet, registratie en naamkaartjes in.
- Koel dranken minstens 4 uur vooraf. Zet bier, wijn, frisdrank en water niet allemaal in één koelbox; houd ruimte vrij om later bij te vullen en gebruik aparte ijscontainers voor het serveren.
- Test muziek, verlichting en stroom uiterlijk 60 minuten voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar en controleer of de Bluetoothspeaker op de gekozen plek bereik heeft.
- Maak de registratietafel compleet met naamkaartjes en een welkomstbord voordat de eerste gast arriveert. Zet welkomstdrankjes klaar en wijs één persoon aan die de ontvangst de eerste 30 minuten verzorgt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een ondernemersborrel organiseren?
- Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de borrel en geef genodigden minimaal 7 dagen om zich aan te melden.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een ondernemersborrel?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 tot 2 drankjes per uur. Bestel daarnaast voldoende water en houd bij een borrel van 3 uur een kleine reserve achter de hand.
- Wanneer moet ik de catering voor een ondernemersborrel bestellen?
- Bestel de catering uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodra je een redelijk beeld van het aantal gasten hebt. Bevestig dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 5 werkdagen voor de borrel.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een ondernemersborrel op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor een eenvoudige opbouw en 3 uur als je ook versiering, buffet, registratie en techniek moet testen. Reserveer bovendien 30 minuten voor een laatste controle voordat gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!