Checklist para organizar un cóctel de empresarios sin olvidos
Un cóctel de empresarios necesita más coordinación que una reunión informal: hay que controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas, el montaje y la recepción. Empieza reservando el lugar y enviando las invitaciones con tiempo para confirmar asistentes y pedir el catering adecuado. El día del evento, deja varias horas para revisar entregas, enfriar bebidas, montar las mesas y probar el sonido. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Crear lista de reproducción
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar las entregas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los tarjeteros
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la música y la iluminación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altas tipo cóctelcant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillascant. 40
- Taburetescant. 20
- Faldones para mesascant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 60
- Vasos altoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Platos de servircant. 12
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Sacacorchoscant. 3
- Abridores de botellascant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 50
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Sets de iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Dispensadores de toallascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 5 días antes del cóctel. Así podrás confirmar asistentes y comunicar al catering el número real de comensales.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día del evento. Reserva un margen de un 10 % de raciones adicionales para cambios de última hora o invitados confirmados que finalmente asistan.
- Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de recibir a los invitados. Distribuye copas de vino, cerveza y vasos altos en puntos distintos para evitar una cola en la mesa de bienvenida.
- Programa el montaje para terminar al menos 60 minutos antes de la llegada: mesas altas, buffet, sillas, taburetes, vajilla, tarjetas de nombre y decoración deben estar colocados antes de probar música e iluminación.
- Prepara la mesa de registro 30 minutos antes de abrir y coloca el cartel de bienvenida y los portatarjetas en un lugar visible. Ten a mano la lista de inscripciones confirmadas para resolver rápidamente cualquier cambio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para un cóctel de empresarios?
- Envíalas al menos 3 semanas antes del evento y cierra las inscripciones unos 5 días antes. Ese margen permite confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y ajustar el pedido de catering.
- ¿Cuánta bebida necesito para un cóctel de empresarios?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua y bebidas sin alcohol, y enfría todo al menos 4 horas antes de la recepción.
- ¿Con cuánta antelación hay que montar el cóctel?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los invitados. Procura que mesas, buffet, vajilla, tarjetas, decoración, música e iluminación estén comprobados como mínimo 60 minutos antes.
- ¿Cuándo confirmar el catering del cóctel?
- Confirma el número definitivo y las preferencias dietéticas aproximadamente 5 días antes. Comprueba las entregas al llegar y prepara el buffet y los aperitivos antes de abrir la ubicación.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!