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Checkliste für deinen Unternehmer-Empfang

Ein Unternehmer-Empfang wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge: Erst Location, Einladungen und Anmeldungen, danach Catering, Ausstattung und Empfang. Plane die Rückmeldungen früh ein, damit Ernährungswünsche noch berücksichtigt werden können. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Registrierungstisch, gekühlte Getränke und gut sichtbare Namensschilder. Die Checkliste führt dich durch alle 38 Aufgaben und hilft dir, typische Engpässe kurz vor dem Beginn zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Hohe StehtischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • StühleAnz. 40
  • HockerAnz. 20
  • TischröckeAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 60
  • BiergläserAnz. 60
  • LongdrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServiertellerAnz. 12
  • SchälchenAnz. 12

Küche

  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 50
  • Willkommensschild
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

  • Stimmungslicht-SetsAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3
  • HandtuchspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldephase nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Rückmeldungen gesammelt und bestätige die Teilnahme, damit Catering-Mengen und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
  • Plane für den Empfang einen festen Registrierungstisch ein und lege Namensschilder nach Namen sortiert aus. Das verkürzt die Suche bei vielen Gästen und verhindert, dass Schilder erst während der Begrüßung beschriftet werden müssen.
  • Kühle Getränke vor dem Öffnen der Location und stelle zusätzlich Eisbehälter oder Kühlboxen bereit. Für Wein, Bier und Longdrinks brauchst du außerdem die passenden Gläser sowie Korkenzieher und Flaschenöffner am Ausgabeort.
  • Teste Musik, Beleuchtung und Bluetooth-Lautsprecher, bevor die ersten Gäste eintreffen. Prüfe auch die zwei Verlängerungskabel auf Länge und Steckmöglichkeiten, damit beim Aufbau keine improvisierte Lösung nötig wird.
  • Kontrolliere Lieferungen und Räume vor dem Aufbau in einem festen Rundgang. Stelle zuerst Stehtische, Buffetische und Stühle auf, danach Buffet, Geschirr, Dekoration und Willkommensgetränke – so bleiben Laufwege frei.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Unternehmer-Empfang planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und den Einladungen. So bleiben meist noch 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen, Catering und Ernährungswünsche.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Unternehmer-Empfang?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und kühle die Getränke spätestens am Veranstaltungstag vollständig vor.
Wann sollte ich die Einladungen verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Empfang. Setze die Rückmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du Catering und Namensschilder rechtzeitig vorbereiten kannst.
Was muss am Tag des Unternehmer-Empfangs zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst, kontrolliere Räume und Lieferungen und baue anschließend Tische und Stühle auf. Plane für Aufbau, Buffet, Technik, Registrierung und Getränke mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Empfangsbeginn ein.

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