Oldtimerdag organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een oldtimerdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route en een veld vol klassieke auto’s. Je regelt tegelijk inschrijvingen, vergunningen, verkeersveiligheid, publieksstromen, catering en een concours met jury. Begin enkele maanden vooraf met datum, terrein en rondrit; werk daarna toe naar bevestigde deelnemers en een duidelijke taakverdeling. Op de dag zelf bepalen routeborden, portofoons, programmaborden en een korte briefing of alles beheersbaar blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Locatie en terrein indelen
3 personen
Route voor rondrit bepalen
2 personen
Rondrit aanmelden
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Oldtimerclubs benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Parkeerindeling maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Jury voor concours benaderen
Prijzen en bekers bestellen
Programmaborden ontwerpen
Promotie online plaatsen
2 personen
Drukwerk laten maken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Koelers vullen
2 personen
Inschrijfbalie voorbereiden
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Parkeervakken uitzetten
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Borden en routepijlen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Naamkaarten klaarleggen
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Oldtimers naar vak begeleiden
4 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Inschrijvingen afronden
2 personen
Oldtimers presenteren
2 personen
Juryronde begeleiden
2 personen
Rondritbriefing geven
2 personen
Rondrit starten
5 personen
Rondrit begeleiden
5 personen
Verkeer bij vertrek regelen
4 personen
Buffet openen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Kleedkamerschermaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkastenaantal 2
Registratiebalie

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Handmicrofoon
Laptop
Printer
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Laddersaantal 2
Haspelsaantal 4
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 20
Pionnenaantal 30
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 3
Noodverlichtingaantal 2
Tafelkassaaantal 2
Geldkistaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Contantgeldbakjesaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelthermometersaantal 4
Opslagkrattenaantal 20
Serveerkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukentangenaantal 8
Maatlepelsaantal 3
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 6
Oldtimerpostersaantal 20
Naamkaartenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Programmabordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Parkeerbordenaantal 12
Startnummersaantal 100
Juryformulierenaantal 100
Prijstrofeeënaantal 6
Linten voor winnaarsaantal 6
Stickersaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Naamlabelsaantal 150
Polsbandjesaantal 250
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Papiercontainersaantal 4
Restafvalcontainersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4

Tips

Leg de rondrit uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast en controleer de route op smalle passages, wegwerkzaamheden en veilige opstelplekken. Meld de rit daarna bij de betrokken instanties en geef routebegeleiders een eenduidige versie van het verkeersplan.
Reserveer toiletten, stroom en afvalbakken zodra het terrein is bevestigd. Controleer minimaal 2 weken vooraf hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en warmhoudbakken op locatie.
Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de oldtimerdag en stuur iedere deelnemer een bevestiging met aankomsttijd, parkeerindeling, route-informatie en contactnummer. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de cateraar niet op de ochtend zelf hoeft te improviseren.
Maak voor vrijwilligers een rooster met blokken van 2 tot 3 uur en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Plan een briefing van 30 minuten vóór de opening over parkeren, publieksvragen, portofoons, de rondrit en de procedure bij pech of een incident.
Leg alle publieksinformatie uiterlijk 1 week vooraf klaar: programmaborden, routeborden, inschrijflijsten en juryformulieren. Neem een laptop, printer, powerbanks, een megafoon en handmicrofoon mee voor wijzigingen op de dag zelf; juist die laatste praktische middelen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oldtimerdag organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Regel in de eerste 8 weken de datum, locatie, vergunningen, verzekering en rondrit; gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, materiaalcontrole en vrijwilligersbriefing.
Wanneer moet ik de rondrit voor een oldtimerdag aanmelden?: Meld de rondrit zodra de route en datum vaststaan, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Controleer daarna uiterlijk 2 weken voor het evenement of er wegwerkzaamheden of tijdelijke verkeersmaatregelen zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oldtimerdag?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijk werkpunt, zoals parkeren, inschrijving, start, routebegeleiding, catering en concours. Voor een dag met meerdere publiekszones is een basis van 10 tot 15 vrijwilligers meestal werkbaar, inclusief 2 reservekrachten.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor deelnemers aan een oldtimerdag?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor het evenement. Dan kun je aantallen, dieetwensen, parkeerplaatsen, programmaborden en catering definitief maken en deelnemers op tijd hun bevestiging sturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.