Checklist pour organiser une Journée des voitures anciennes

Une journée de voitures anciennes demande plus qu’un parking et quelques tables. Il faut verrouiller la date, les autorisations, l’assurance et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent la circulation sur le terrain, le jury, le repas, les sanitaires et la répartition des bénévoles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la confirmation des participants et à l’installation le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Répartir le lieu et le terrain
3 personnes
Définir l’itinéraire de la balade
2 personnes
S’inscrire à la balade
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter des clubs de voitures anciennes
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Contacter le jury du concours
Commander les prix et les coupes
Concevoir les panneaux du programme
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Délimiter les places de parking
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux et les flèches de direction
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Guider les voitures anciennes vers leur emplacement
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Finaliser les inscriptions
2 personnes
Présenter les voitures anciennes
2 personnes
Encadrer le tour du jury
2 personnes
Donner le briefing de la visite panoramique
2 personnes
Lancer la visite panoramique
5 personnes
Accompagner la visite
5 personnes
Gérer la circulation au départ
4 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Annoncer les gagnants
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12
Paravent de logeqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Armoires de rangementqté 2
Comptoir d'inscription

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Microphone à main
Ordinateur portable
Imprimante
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Tournevisqté 4
Lampes de pocheqté 6
Échellesqté 2
Enrouleursqté 4
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20
Cônesqté 30
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 3
Éclairage de secoursqté 2
Caisse de tableqté 2
Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Plateaux pour espècesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Petits bolsqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Thermomètres de réfrigérationqté 4
Bacs de rangementqté 20
Carafes de serviceqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Cuillères doseusesqté 3
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Affiches de voitures anciennesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux de stationnementqté 12
Numéros de départqté 100
Fiches de juryqté 100
Trophéesqté 6
Rubans pour les gagnantsqté 6
Autocollantsqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 250
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de travailqté 12
Conteneurs à papierqté 4
Conteneurs pour déchets résiduelsqté 6
Pinces à déchetsqté 4

Conseils

Commencez par les autorisations, l’assurance et le plan du site avant de communiquer la date. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les validations et ajuster la circulation.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui demande le modèle de voiture, les coordonnées et les besoins alimentaires. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement pour confirmer le catering et le parking.
Dessinez séparément le parking, l’itinéraire de la balade et les accès de secours. Affichez les panneaux de direction à chaque changement de zone et remettez un plan aux bénévoles chargés de la circulation.
Ne comptez pas uniquement sur les téléphones portables : prévoyez des talkies-walkies pour les responsables, un mégaphone ou un microphone pour les annonces, ainsi que des batteries externes.
Réservez les toilettes, les tentes et le matériel de buffet dès que le nombre d’inscrits devient fiable. Pour le service, vérifiez aussi les rallonges, multiprises, machines à café, carafes d’eau, verres, assiettes et couverts avant la livraison.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée de voitures anciennes ?: Ouvrez-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement, une fois la date, le programme et l’itinéraire suffisamment stabilisés. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant afin de traiter les réponses et de confirmer le repas.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée de voitures anciennes ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour 10 à 15 voitures sur le parking et 2 personnes dédiées aux inscriptions et à l’accueil. Ajoutez des bénévoles distincts pour la circulation, le buffet, la balade et le rangement.
Quand réserver le catering et les toilettes ?: Réservez le catering et les toilettes dès que vous avez une estimation fiable, généralement 3 à 4 semaines avant la journée. Confirmez les quantités après la clôture des inscriptions, environ 10 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée de voitures anciennes ?: La veille, contrôlez les panneaux, le plan de circulation, les listes d’inscrits, les talkies-walkies et les branchements électriques. Préparez aussi les tables, les chaises, les tentes, les poubelles et le matériel de remise des prix pour éviter les installations improvisées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.