Checklist para organizar un día de coches clásicos

Organizar un día de coches clásicos requiere coordinar mucho más que la exposición de vehículos. Antes de anunciar la fecha tendrás que cerrar permisos, seguro, recorrido, distribución del recinto y servicios básicos. Después vienen las inscripciones, el aparcamiento, el catering, la señalización y el equipo de voluntarios. Esta checklist reúne 75 tareas y 97 materiales para avanzar en el orden adecuado y evitar problemas el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Distribuir el lugar y el terreno
3 personas
Determinar la ruta del recorrido
2 personas
Inscribirse en el recorrido
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con clubes de coches clásicos
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar los aseos
Organizar la recogida de residuos
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Organizar el aparcamiento
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Contactar al jurado para el concurso
Encargar premios y copas
Diseñar los paneles del programa
Publicar la promoción en línea
2 personas
Encargar material impreso
Preparar señales de ruta
2 personas
Confirmar inscripciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar el mostrador de inscripción
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar carteles y flechas de ruta
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Guiar los coches clásicos hasta su plaza
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Cerrar las inscripciones
2 personas
Presentar coches clásicos
2 personas
Acompañar la ronda del jurado
2 personas
Dar la charla de la excursión
2 personas
Iniciar la vuelta panorámica
5 personas
Guiar el recorrido
5 personas
Organizar el tráfico a la salida
4 personas
Abrir el buffet
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Informar al público
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Apagar la música y la iluminación
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 12
Biombo para vestuariocant. 2
Percheroscant. 2
Armarios de almacenamientocant. 2
Mostrador de registro

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Micrófono de mano
Portátil
Impresora
Cajas de herramientascant. 2
Martillocant. 2
Destornilladorescant. 4
Linternascant. 6
Escalerascant. 2
Carretescant. 4
Conos de tráficocant. 30
Vallas de control de multitudescant. 20
Conoscant. 30
Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 3
Iluminación de emergenciacant. 2
Caja de mesacant. 2
Caja registradoracant. 2
Terminales de pagocant. 2
Bandejas para efectivocant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencoscant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 3
Quemadores de gascant. 2
Botellas de gascant. 2
Termómetros para refrigeracióncant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Cucharas medidorascant. 3
Guantes de hornocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 6
Pósters de coches clásicoscant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Mantelescant. 12
Carteles del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Señales de aparcamientocant. 12
Dorsalescant. 100
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Troféos de premiocant. 6
Cintas para los ganadorescant. 6
Pegatinascant. 200
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Etiquetas con nombrescant. 150
Pulserascant. 250
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Contenedores de papelcant. 4
Contenedores de residuos generalescant. 6
Pinzas para residuoscant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los permisos antes de abrir las inscripciones. Comprueba también el seguro y los puntos de electricidad del recinto con varias semanas de margen.
Define la ruta del recorrido con antelación y prepara señales visibles para cada giro. Incluye una alternativa por si alguna calle queda cortada y entrega las instrucciones a los conductores al confirmar su inscripción.
No esperes a la última semana para organizar el aparcamiento. Separa la zona de coches participantes, visitantes, catering y emergencias, y asigna voluntarios a los accesos y cruces más concurridos.
Confirma el número de asistentes antes de pedir el catering y recoge las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción. Prepara neveras, máquinas de café, jarras, vasos y bandejas para mantener el servicio operativo durante toda la jornada.
Prueba el sonido, los walkie-talkies, el micrófono, el megáfono y las baterías externas antes de abrir el recinto. También conviene imprimir el programa, la lista de inscritos y los contactos de emergencia, porque una impresora o conexión puede fallar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de coches clásicos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, el catering, los aseos y la reserva de equipos suelen necesitar más tiempo que la decoración o la impresión de señales.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un día de coches clásicos?: Ábrelas cuando estén confirmados la fecha, el programa, la ruta y las condiciones de participación, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones al menos 7 días antes para calcular catering, aparcamiento y premios.
¿Qué hay que preparar para el recorrido de coches clásicos?: Prepara la ruta, las señales de cada giro, las instrucciones para los participantes y una persona de apoyo en los puntos conflictivos. Haz una prueba del recorrido al menos 1 semana antes y lleva un plan alternativo para cortes de tráfico.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar el evento?: Para una jornada pequeña, calcula al menos 1 voluntario por acceso, 1 para la mesa de inscripciones, 2 para el aparcamiento y 2 para apoyar el recorrido. Añade una persona coordinadora y confirma el equipo 7 días antes.

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