Oldtimerbeurs organiseren: checklist en planning

Een oldtimerbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen auto’s en standplaatsen regelen. Je moet deelnemers op tijd bevestigen, bezoekersstromen plannen en voorzieningen zoals parkeren, toiletten, catering en afval vastleggen. Begin met datum, locatie, vergunningen en verzekering en werk daarna toe naar de indeling en communicatie. In de laatste week controleer je materialen, laad je accu’s op en herinner je standhouders aan aankomsttijd, route en standplaats.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Standhouders bevestigen
Catering bestellen
Toiletten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Parkeerindeling maken
2 personen
Verkeersborden regelen
Plattegrond opmaken
Programma publiceren
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Accu's opladen
Catering voorbereiden
3 personen
Standhouders herinneren
Terrein inspecteren
2 personen
Verkeersroute uitzetten
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Parkeerplaatsen markeren
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Standhouders ontvangen
4 personen
Standhouders registreren
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers welkom heten
4 personen
Entree en registratie beheren
3 personen
Parkeerbegeleiding verzorgen
4 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Fotowedstrijd begeleiden
2 personen
Muziek afspelen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terreinrondes lopen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval laten afvoeren
Borg en sleutels afhandelen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 10
Afzethekkenaantal 20
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Pinautomaat
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Koelmattenaantal 4
Bewaardozenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Standnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 24

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Overig

Kleedkamerrekkenaantal 2
Handwagensaantal 3
Gereedschapskistenaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 500
Entreebonnenaantal 500
Borstelsaantal 4
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg deelnemersvoorwaarden en het aanmeldformulier uiterlijk 8 weken voor de beurs vast. Vermeld daarin standafmetingen, aankomsttijden, betaalafspraken en wat standhouders zelf meenemen.
Maak de standindeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en stuur iedere standhouder uiterlijk 7 dagen vooraf de plattegrond, routebeschrijving en definitieve standplaats.
Reserveer toiletten, afvalinzameling en catering minimaal 4 weken vooraf. Tel bezoekers en standhouders apart, zodat je niet alleen op basis van het aantal autostands bestelt.
Plan parkeren en verkeersstromen vóór je de bezoekersuitnodiging verstuurt. Regel verkeersborden en afzethekken en wijs minstens 2 mensen aan voor aankomst en doorstroming.
Controleer 1 dag vooraf alle verlengkabels, stekkerdozen, portofoons, pinautomaten en kassaboxen. Zet accu’s en powerbanks aan de lader en leg een alternatief klaar voor slecht weer, zoals partytenten en parasols.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een oldtimerbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en deelnemersvoorwaarden. Open het aanmeldformulier uiterlijk 8 weken voor de beurs en sluit de definitieve indeling ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik standhouders voor een oldtimerbeurs uitnodigen?: Nodig standhouders bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf uit, zodat je aanmeldingen kunt verwerken en stands kunt indelen. Stuur een herinnering 7 dagen voor de beurs met aankomsttijd, route en standplaats.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een oldtimerbeurs?: Plan minstens 3 uur voor de opbouw van tafels, tenten, afzethekken, bewegwijzering, catering en techniek. Laat standhouders hun aankomsttijd in tijdvakken krijgen, zodat voertuigen niet tegelijk dezelfde ingang blokkeren.
Wanneer moet ik catering en toiletten voor een oldtimerbeurs regelen?: Reserveer catering en toiletten minimaal 4 weken vooraf. Geef dieetwensen uiterlijk 14 dagen voor de beurs door en controleer 1 week vooraf nogmaals aantallen, bezorgtijd en plaatsing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.