Oldtimer-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort zuerst verbindlich fest und prüfe anschließend Genehmigungen und Versicherung. Kläre außerdem die Teilnahmebedingungen, bevor du die ersten Standbetreiber einlädst.
• Öffne das Online-Anmeldeformular frühzeitig und frage neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche ab. Teile die Standplätze erst ein, wenn du die benötigte Fläche und die Zahl der Aussteller kennst.
• Erstelle einen Grundriss mit Standflächen, Besuchereingang, Parkbereichen, Toiletten und Fluchtwegen. Absperrgitter, Verkehrsschilder und Funkgeräte helfen dabei, die Wege am Messetag eindeutig zu halten.
• Bestelle Catering, Toiletten und Abfallentsorgung nicht erst in der letzten Woche. Prüfe außerdem, ob Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Geschirr und Serviermaterial für die erwartete Personenzahl vorhanden sind.
• Veröffentliche das Programm und verschicke die Wegbeschreibung rechtzeitig. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage, lade Akkus und Powerbanks auf und erinnere die Standbetreiber noch einmal an Ankunftszeit und Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Oldtimer-Messe planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Einladungen an Standbetreiber und das Anmeldeformular sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe bereitstehen.

Wann sollte ich die Standplätze auf einer Oldtimer-Messe einteilen?

Teile die Standplätze etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin ein, sobald die wichtigsten Anmeldungen eingegangen sind. Bestätige die endgültige Einteilung spätestens 10 bis 14 Tage vorher und sende den Ausstellern den Grundriss mit Anfahrt.

Wie viel Catering brauche ich für eine Oldtimer-Messe?

Plane die Mengen anhand der bestätigten Besucher- und Ausstellerzahl und erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vorher. Für die Getränkeversorgung im ersten Veranstaltungsabschnitt kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen.

Was muss ich am Tag vor der Oldtimer-Messe prüfen?

Kontrolliere 24 Stunden vorher Wetter, Material, Beschilderung und Aufbauplan. Lade Akkus und Powerbanks auf, teste Lautsprecher, Mischpult und Mikrofon und erinnere alle Standbetreiber mit der finalen Ankunftszeit.

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