Checklist para organizar una feria de coches clásicos

Una feria de coches clásicos necesita más que reunir vehículos y expositores. Hay que cerrar la ubicación, revisar permisos y seguro, coordinar las inscripciones y preparar la circulación de coches y visitantes. Esta checklist reúne 72 tareas y 63 materiales en el orden adecuado, desde la planificación hasta el desmontaje. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las señales de tráfico, los aseos, la recogida de residuos, el catering y los recordatorios a los expositores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Pedir el catering
Reservar los aseos
Reservar recogida de residuos
Organizar el aparcamiento
2 personas
Gestionar señales de tráfico
Diseñar el plano
Publicar el programa
Enviar indicaciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Cargar baterías
Preparar el catering
3 personas
Recordar a los expositores
Inspeccionar el recinto
2 personas
Trazar la ruta del tráfico
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar números de stand
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Marcar los aparcamientos
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Gestionar la entrada y el registro
3 personas
Gestionar el tráfico y el aparcamiento
4 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Coordinar el concurso de fotos
2 personas
Poner música
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Hacer rondas por el recinto
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los expositores
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
Gestionar la fianza y las llaves
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 10
Vallas de separacióncant. 20
Sombrillascant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 4
Cajas de cajacant. 2
Cajero automático
Walkie-talkiescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharones de servircant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles direccionalescant. 15
Números de standcant. 40
Paneles informativoscant. 8
Pizarrascant. 6
Mantelescant. 24

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Otros

Percheros para camerinoscant. 2
Carretillascant. 3
Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Cintas métricascant. 3
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 500
Entradas de accesocant. 500
Cepilloscant. 4
Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de abrir las inscripciones: necesitas confirmar permisos, seguro, accesos y espacio suficiente para los puestos y el aparcamiento.
Envía a cada expositor las condiciones de participación, el plano y las indicaciones de llegada al menos 7 días antes. Así reduces cambios de última hora en la asignación de puestos.
Prepara el plano separando la zona de exposición, el aparcamiento, el catering y los aseos. Reserva espacio para carpas, mesas, vallas y pasillos de circulación, no solo para los coches.
Comprueba el material y carga las baterías el día anterior. Prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófono, cables, regletas y walkie-talkies antes de que lleguen los primeros visitantes.
Confirma el pronóstico y el catering 48 horas antes. Revisa también neveras, termos, máquinas de café, vasos, platos, cubiertos y la recogida de residuos para evitar compras o servicios urgentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de coches clásicos?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro e invitaciones a expositores. Abre las inscripciones cuando tengas claras las condiciones y el espacio disponible.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los expositores?: Cierra el formulario entre 7 y 14 días antes de la feria. Ese margen permite asignar puestos, actualizar el plano, recoger preferencias dietéticas y enviar las indicaciones definitivas.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de coches clásicos?: Comprueba todo el material, carga las baterías y prueba el equipo de sonido y las comunicaciones. Deja listas las señales, el plano, las acreditaciones y el catering no perecedero como mínimo 24 horas antes.
¿Cuántos aseos y contenedores necesito para la feria?: La cantidad depende del número previsto de visitantes y de la duración, pero debes reservar los aseos y la recogida de residuos antes de publicar el programa. Confirma ambos servicios al menos 2 semanas antes para poder ajustar la logística.

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