Een oecumenische kerstmarkt organiseren

Begin met de datum, openingstijden en locatie; pas daarna kun je kramen, viering en vrijwilligers goed vastleggen. Controleer vroeg de gebruiksregels, vergunningen, verzekering en beschikbare stroompunten. Werk vervolgens de kraamindeling en het programma uit, inclusief de kerstviering, muzikanten en koren. Nodig kraamhouders uit, verzamel dieetwensen en maak reserveringen concreet. In de laatste week draait alles om boodschappen, wisselgeld, verse producten en materialen op tijd op de juiste plek krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden bevestigen
2 personen
2
Locatie en gebruiksregels controleren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
5
Leveranciers benaderen
2 personen
6
Kramen en tenten reserveren
7
Stroompunten vastleggen
8
Kraamindeling tekenen
2 personen
9
Programma en viering vastleggen
3 personen
10
Kerstviering afstemmen
3 personen
11
Muzikanten en koren bevestigen
2 personen
12
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Publiciteit plaatsen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Reserveringen controleren
19
Menukaart en prijslijst maken
2 personen
20
Betalingswijze voorbereiden
2 personen
21
Contant geld en wisselgeld regelen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Verse producten ophalen
2 personen
25
Materialen ophalen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Versiering sorteren
2 personen
28
Kraamhouders informeren
29
Weersverwachting controleren
30
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

31
Terrein vrijmaken
4 personen
32
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Kerstboom plaatsen
3 personen
38
Kraamindeling markeren
2 personen
39
Kraamhouders ontvangen
3 personen
40
Kramen inrichten
8 personen
41
Catering voorbereiden
4 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Warme dranken bereiden
3 personen
44
Kassa's en pinapparaat testen
2 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
3 personen
48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Kraamverkoop ondersteunen
4 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten bijvullen
55
Kerstliederen begeleiden
4 personen
56
Kerstviering begeleiden
5 personen
57
Optredens aankondigen
58
Muziek verzorgen
2 personen
59
Verlichting controleren
2 personen
60
Kraamhouders uitchecken
2 personen
61
Laatste verkoopronde afronden
3 personen
62
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
63
Kassa's afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Versiering verwijderen
4 personen
67
Verlichting uitschakelen
2 personen
68
Kramen en tenten afbreken
6 personen
69
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
70
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen tellen en controleren
2 personen
73
Retourmaterialen verpakken
3 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Koel- en kookapparatuur reinigen
2 personen
76
Restvoorraad opslaan
2 personen
77
Kas en bonnen verwerken
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 8
Kerststaltafel
Kledingrekkenaantal 6
Kraambordstandaardsaantal 12
Afzethekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Rode lopersaantal 2
Kraambordjesaantal 14
Prijslijstbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Led-lantaarnsaantal 24
Led-kaarsenaantal 40
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudplatenaantal 3
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroompunten vast voordat je de kraamindeling definitief maakt. Noteer per kraam waarvoor stroom nodig is en houd kabelroutes vrij van loop- en vluchtroutes.
Plan de kerstviering als een apart onderdeel van het programma. Bevestig muzikanten en koren uiterlijk enkele weken vooraf en stem opbouw, geluidsversterking en aanvangstijd met de locatie af.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef ze door aan de keuken of catering. Controleer de reserveringen opnieuw in de laatste week, zodat je niet op de dag zelf porties of ingrediënten moet bijbestellen.
Maak één overzicht voor betalingen met de gekozen betalingswijze, contant geld en wisselgeld. Regel het wisselgeld vóór de markt en verdeel het over de verkooppunten in plaats van alles bij één persoon te bewaren.
Reserveer kramen en tenten vroeg en teken daarna de indeling op schaal. Zet naast verkoopplekken ook ruimte voor de kerststal, viering, wachtrijen, zitplaatsen en afzethekken op de plattegrond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oecumenische kerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer kramen en tenten en bevestig het programma uiterlijk 6 tot 8 weken voor de markt.
Hoe deel je een oecumenische kerstmarkt praktisch in?: Teken de kraamindeling minimaal 4 weken vooraf en leg looproutes, stroompunten en vluchtroutes vast. Reserveer daarnaast een duidelijke plek voor de kerstviering, de kerststal, zitplaatsen en wachtrijen.
Wanneer regel je vrijwilligers voor een kerstmarkt?: Maak de eerste vrijwilligersindeling 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig de diensten uiterlijk 1 week voor de markt en wijs ook reservekrachten aan voor uitval tijdens opbouw, verkoop en opruimen.
Wanneer regel je boodschappen en wisselgeld voor de kerstmarkt?: Controleer de boodschappenlijst ongeveer 1 week vooraf en doe houdbare boodschappen enkele dagen later. Haal verse producten en materialen zo laat mogelijk op, bij voorkeur op de dag ervoor, en regel het wisselgeld uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.