Organiser un marché de Noël œcuménique, étape par étape

Un marché de Noël œcuménique demande de coordonner deux formats en même temps : un marché avec ses stands, ses exposants et ses visiteurs, et une célébration commune. Commencez par verrouiller la date, les horaires, le lieu et les autorisations avant d’inviter qui que ce soit. Ensuite, construisez le plan des stands autour des prises électriques, fixez le programme de Noël et répartissez les bénévoles. Les dernières vérifications portent sur les inscriptions, les achats, les produits frais, le matériel et la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les heures
2 personnes
2
Vérifier le lieu et les règles d’utilisation
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
5
Contacter les fournisseurs
2 personnes
6
Réserver les stands et les tentes
7
Répertorier les points d’alimentation électrique
8
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
9
Fixer le programme et la célébration
3 personnes
10
Coordonner la célébration de Noël
3 personnes
11
Confirmer les musiciens et les chorales
2 personnes
12
Inviter les exposants
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Mettre en place la communication
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier les réservations
19
Créer le menu et la liste des prix
2 personnes
20
Préparer le moyen de paiement
2 personnes
21
Gérer l'argent liquide et la monnaie
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les produits frais
2 personnes
25
Récupérer le matériel
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Trier la décoration
2 personnes
28
Informer les exposants
29
Vérifier les prévisions météo
30
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

31
Dégager le site
4 personnes
32
Monter les stands et les tentes
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Installer le sapin de Noël
3 personnes
38
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
39
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
40
Aménager les stands
8 personnes
41
Préparer le service traiteur
4 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
44
Tester les caisses et le terminal de paiement
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
2 personnes
46
Préparer la table d’accueil
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Soutenir la vente sur stand
4 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Réapprovisionner les toilettes
55
Accompagner les chants de Noël
4 personnes
56
Encadrer la fête de Noël
5 personnes
57
Annoncer les spectacles
58
Fournir la musique
2 personnes
59
Vérifier l'éclairage
2 personnes
60
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
61
Clore la dernière vente
3 personnes
62
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
63
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Retirer la décoration
4 personnes
67
Éteindre l’éclairage
2 personnes
68
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
69
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
70
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
73
Emballer le matériel de retour
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Nettoyer le matériel de froid et de cuisson
2 personnes
76
Stocker les restes
2 personnes
77
Traiter la caisse et les reçus
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 8
Table de la crèche
Portants à vêtementsqté 6
Supports pour panneau de standqté 12
Barrières de sécuritéqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 20
Personnages de Noëlqté 12
Nappesqté 20
Tapis rougesqté 2
Panneaux de standqté 14
Panneaux de la liste des prixqté 8
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 30
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 24
Bougies LEDqté 40
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Plaques chauffantesqté 3
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Casserolesqté 4
Plats à gratinqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Balances de cuisineqté 2
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires et les règles du lieu avant de contacter les exposants. Vérifiez aussi l’assurance et la responsabilité civile au moins plusieurs semaines à l’avance, car une autorisation manquante peut retarder toute l’installation.
Dessinez l’agencement avant de réserver définitivement les tentes et les stands. Indiquez les tables, les chaises, les barrières, les points d’alimentation électrique et un passage suffisamment large pour les visiteurs.
Séparez clairement le temps du marché et celui de la célébration de Noël. Confirmez les musiciens et les chorales, puis transmettez le programme aux exposants et aux bénévoles au plus tard une semaine avant l’événement.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, pas le jour même. Prévoyez également le menu, les prix, les gobelets réutilisables, les tasses, les assiettes, les couverts et les thermos avant les achats finaux.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par responsabilités : accueil, stands, célébration, service, caisse et rangement. Faites une vérification des réservations et du matériel la veille, puis récupérez les produits frais le jour prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël œcuménique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, les autorisations, les fournisseurs, les exposants et la célébration. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les réservations, les bénévoles, les achats et le matériel.
Quand faut-il inviter les exposants et envoyer les invitations ?: Invitez les exposants environ 6 à 8 semaines avant le marché, après avoir confirmé la date, les horaires et le lieu. Envoyez les invitations au public 3 à 4 semaines avant, puis un rappel 5 à 7 jours avant.
Comment organiser les stands et les prises électriques ?: Répertoriez chaque point d’alimentation électrique avant de dessiner le plan des stands. Placez les stands qui en ont besoin à proximité, laissez les passages dégagés et confirmez les besoins techniques avec les exposants au moins 2 semaines avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifiez les réservations, les tentes, les tables, les chaises, la vaisselle, la décoration, les panneaux de prix et les moyens de paiement. Préparez aussi la monnaie et confirmez la récupération des produits frais et du matériel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.