So organisierst du einen ökumenischen Weihnachtsmarkt

Ein ökumenischer Weihnachtsmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Gottesdienst, Chöre, Verkaufsstände und Bewirtung ineinandergreifen. Beginne mit Termin, Ort und Genehmigungen, bevor du Stände, Zelte oder Musiker zusagst. Danach folgen Standplan, Programm, Einladungen und Helfereinteilung. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Speisekarte, Preise, Wechselgeld und die Abholung frischer Waren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Zeiten bestätigen
2 Personen
2
Ort und Nutzungsregeln prüfen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung und Haftung prüfen
5
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
6
Stände und Zelte reservieren
7
Stromanschlüsse festlegen
8
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
9
Programm und Feier festlegen
3 Personen
10
Weihnachtsfeier abstimmen
3 Personen
11
Musiker und Chöre bestätigen
2 Personen
12
Standbetreiber einladen
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Werbung platzieren
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Reservierungen prüfen
19
Speisekarte und Preisliste erstellen
2 Personen
20
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
21
Bargeld und Wechselgeld organisieren
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Frische Produkte abholen
2 Personen
25
Materialien abholen
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Dekoration sortieren
2 Personen
28
Standbetreiber informieren
29
Wettervorhersage prüfen
30
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen

Event

31
Gelände freimachen
4 Personen
32
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
38
Standaufteilung markieren
2 Personen
39
Standbetreiber empfangen
3 Personen
40
Stände einrichten
8 Personen
41
Catering vorbereiten
4 Personen
42
Snacks vorbereiten
4 Personen
43
Heiße Getränke zubereiten
3 Personen
44
Kassen und Kartenzahlungsgerät testen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
2 Personen
46
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
3 Personen
48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Standverkauf unterstützen
4 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten auffüllen
55
Weihnachtslieder begleiten
4 Personen
56
Weihnachtsfeier begleiten
5 Personen
57
Auftritte ankündigen
58
Musik organisieren
2 Personen
59
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
60
Standbetreiber auschecken
2 Personen
61
Letzte Verkaufsrunde abschließen
3 Personen
62
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen
63
Kassen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Catering aufräumen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
4 Personen
67
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
68
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
69
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
70
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
73
Rückgabematerialien verpacken
3 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Kühl- und Kochgeräte reinigen
2 Personen
76
Restbestände lagern
2 Personen
77
Kasse und Belege bearbeiten
2 Personen
78
Fundgegenstände registrieren
79
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
StehtischeAnz. 8
Krippenstaltetisch
KleiderständerAnz. 6
Verkaufsstand-SchilderständerAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 20
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
Rote TeppicheAnz. 2
StandschilderAnz. 14
PreisschilderAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LaternenAnz. 24
LED-KerzenAnz. 40
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 3
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre mindestens 12 Wochen vorher Datum, Nutzungsregeln, Genehmigungen sowie Versicherung und Haftung. Ohne diese Prüfung solltest du weder Standbetreiber noch Lieferanten verbindlich bestätigen.
Zeichne den Standplan, bevor du Mobiliar und Strom verteilst. Markiere Marktstände, Partyzelte, Absperrgitter und jeden Stromanschluss, damit Laufwege und Rettungswege frei bleiben.
Stimme Weihnachtsfeier, Gottesdienst, Musiker und Chöre in einem gemeinsamen Ablauf mit Uhrzeiten ab. Informiere Mitwirkende spätestens 4 Wochen vorher über Aufbauzeit, Auftritt und Ansprechpartner.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Markt. Erst danach lassen sich Speisekarte, Mengen, Servierschalen und getrennte Ausgabestellen zuverlässig planen.
Bereite 3 bis 5 Tage vorher Preisschilder, Zahlungsart, Bargeld und Wechselgeld vor. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; Thermoskannen, Tassen und wiederverwendbare Becher sollten bereits am Vorabend gezählt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen ökumenischen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Haftungsfragen. Für Musiker, Chöre und Standbetreiber solltest du 8 bis 10 Wochen Vorlauf einplanen.
Wann sollte der Standplan für einen Weihnachtsmarkt fertig sein?: Der Standplan sollte spätestens 6 Wochen vor dem Markt stehen, damit Zelte, Marktstände, Tische und Stromanschlüsse passend reserviert werden können. Prüfe die Wege und Rettungsflächen anschließend noch einmal vor Ort.
Wie viele Helfer braucht ein ökumenischer Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig geöffnetem Stand mindestens 2 Helfer ein und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Aufbau, Kasse und spontane Aufgaben. Die endgültige Einteilung sollte spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
Wann muss man Essen und Ernährungswünsche für den Weihnachtsmarkt planen?: Frage Ernährungswünsche bei der Anmeldung ab und schließe die Erfassung 10 Tage vor dem Termin. Einkaufsmengen und frische Produkte planst du danach; haltbare Waren kannst du 3 bis 5 Tage vorher besorgen.

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