Boodschappenlijst voor een observatorium open dag

Een observatorium open dag vraagt om meer dan telescopen alleen. Bezoekers wisselen tussen rondleidingen, lezingen, demonstraties en wachtrijen bij de ontvangstbalie. Regel daarom ook verlichting, bewegwijzering, stroomvoorziening en materiaal voor registratie ruim vooraf. Met deze boodschappenlijst houd je rekening met zowel het programma overdag als activiteiten in donkere ruimtes en op het buitenterrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Telescopenaantal 4
Verrekijkersaantal 8
Nachtkijkersaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Presentatieklikker
Megafonen
Zaklampen met rood lichtaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Decoratie

Sterrenpostersaantal 8
Ruimtevaartpostersaantal 6
Papieren sterrenaantal 40
Ballonnenaantal 50
Decoratietouwaantal 2
Plakbandaantal 6
Punaisesaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Koelboxlabelsaantal 12
Opbergkrattenaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Cacaopoeder - 1 pak
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Slagroom - 4 bussen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Spa Blauw - 48 flessen
- Bruisend mineraalwater - 24 flessen
- Citroenen - 12 stuks
- Komkommers - 8 stuks
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Druiven - 8 bakjes
- Mandarijnen - 60 stuks
- Miniwortels - 6 zakken
- Cherrytomaten - 6 bakjes
- Paprikareepjes - 6 bakjes
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Eiersalade - 4 bakjes
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 100 stuks
- Meergranenbroodjes - 60 stuks
- Krentenbollen - 40 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 3 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Hagelslag - 2 pakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute pretzels - 6 zakken
- Borrelnoten - 5 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Koekjes - 8 pakken
- Stroopwafels - 6 pakken
- Mueslirepen - 60 stuks
- Mini-muffins - 80 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Glutenvrije koekjes - 3 pakken
- Vegan beleg - 4 verpakkingen
- Vegan broodjes - 20 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Koffiefilters - 2 pakken
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectans - 6 flacons
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Papieren tafellopers - 12 rollen
- Dienbladen - 8 stuks
- Labels voor allergenen - 2 sets
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Aluminium bakjes - 30 stuks
Waterdispensersaantal 2
Drankkrattenaantal 6
Thermosbekersaantal 30
Allergenenkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Allesreinigeraantal 4
Glasreinigeraantal 2
Toilet reinigeraantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12

Promotie

Programmafoldersaantal 200
Sterrenkaartenaantal 200
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 40
Kleurplaten ruimteaantal 150
Quizformulierenaantal 150
Enveloppenaantal 200
Klembordenaantal 8
Stickersaantal 300
Informatieflyersaantal 250

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Brandblusdekensaantal 2
Batterijkaarsenaantal 20

Opslag

Documentendozenaantal 4
Labelstickersaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Rolcontainersaantal 2

Tips

Plan per rondleiding minstens één begeleider en controleer vooraf hoeveel telescopen, verrekijkers en nachtkijkers gelijktijdig gebruikt kunnen worden. Zo voorkom je dat bezoekers moeten wachten op apparatuur.
Neem voor iedere gebruikte stroomgroep minimaal één stekkerdoos en een geschikte verlengkabel mee. Test projector, laptops en presentatieklikker uiterlijk één dag eerder op de locatie.
Leg bij de ontvangstbalie de registratielijst, naamkaartjes, bezoekersinformatie en sterrenkaartjes klaar. Print voor de zekerheid 10% extra exemplaren boven het verwachte bezoekersaantal.
Gebruik zaklampen met rood licht in donkere observatieruimtes en controleer de batterijen vóór opening. Houd per zaklamp minimaal één reservebatterijset achter de hand.
Zet bij buitenactiviteiten duidelijke afzetpalen en wegwijzers neer en zorg dat vrijwilligers portofoons hebben. Reserveer minstens één megafon voor mededelingen wanneer groepen zich over het terrein verplaatsen.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een observatorium open dag?: Reken op telescopen, verrekijkers, nachtkijkers, rode zaklampen, verlichting, een projector met scherm en voldoende verlengkabels en stekkerdozen. Voor de ontvangst heb je daarnaast naamkaartjes, sterrenkaartjes, een registratielijst en wegwijzers nodig.
Hoeveel telescopen heb ik nodig voor een open dag?: Gebruik als richtlijn één telescoop per begeleide kijkpost of rondleiding die tegelijk plaatsvindt. Plan je bijvoorbeeld drie parallelle kijkposten, dan heb je minimaal drie werkende telescopen nodig, plus reserveapparatuur als uitval grote gevolgen heeft.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een observatorium open dag?: Reken voor een bezoekersblok van drie uur op ongeveer twee warme dranken per persoon, dus 200 porties voor 100 bezoekers. Koop daarnaast 10% extra bekers, suiker en melk om pieken en morsen op te vangen.
Wanneer moet ik de apparatuur voor de open dag testen?: Test telescopen, projector, laptops, verlichting en stroomkabels uiterlijk één dag vóór de open dag. Controleer op de ochtend zelf nog de batterijen, aansluitingen en werking van portofoons voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.