Observatorium open dag organiseren: complete checklist

Een observatorium open dag vraagt om meer dan telescopen klaarzetten. Je regelt vooraf het programma, aanmeldingen, rondleidingen, lezingen en voldoende vrijwilligers. Op de dag zelf moeten bezoekers snel hun weg vinden, werken de presentatie- en kijkapparatuur en staat er een alternatief binnenprogramma klaar. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, van publicatie en reserveringen tot ontvangstbalie, koffiepunten en controle van het buitenterrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Lezingen inplannen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Koffie- en theepunten controleren
Sterrenkaartjes voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Registratielijst afdrukken
Wegbewijzering voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Buitenterrein inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Expositiepanelen plaatsen
3 personen
Telescoop buiten opstellen
3 personen
Telescoop binnen opstellen
2 personen
Demonstratiemodellen plaatsen
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programmafolders uitdelen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Telescoopdemonstraties begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Lezingen verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Buitenterrein verlichten
2 personen
Nachtkijkers uitdelen
2 personen
Bezoekers naar kijkplekken begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Telescoop veiligstellen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Expositie opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Buitenterrein schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
Gevonden voorwerpen bewaren
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Telescopenaantal 4
Verrekijkersaantal 8
Nachtkijkersaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Presentatieklikker
Megafonen
Zaklampen met rood lichtaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Decoratie

Sterrenpostersaantal 8
Ruimtevaartpostersaantal 6
Papieren sterrenaantal 40
Ballonnenaantal 50
Decoratietouwaantal 2
Plakbandaantal 6
Punaisesaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Koelboxlabelsaantal 12
Opbergkrattenaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2

Catering

Boodschappen
Waterdispensersaantal 2
Drankkrattenaantal 6
Thermosbekersaantal 30
Allergenenkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Allesreinigeraantal 4
Glasreinigeraantal 2
Toilet reinigeraantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12

Promotie

Programmafoldersaantal 200
Sterrenkaartenaantal 200
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 40
Kleurplaten ruimteaantal 150
Quizformulierenaantal 150
Enveloppenaantal 200
Klembordenaantal 8
Stickersaantal 300
Informatieflyersaantal 250

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Brandblusdekensaantal 2
Batterijkaarsenaantal 20

Opslag

Documentendozenaantal 4
Labelstickersaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Rolcontainersaantal 2

Tips

Publiceer datum en programma zodra de planning vaststaat en verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de open dag. Vermeld daarin het adres, parkeerinformatie, aanvangstijden, rondleidingen en wat bezoekers bij slecht weer kunnen verwachten.
Plan rondleidingen en lezingen in tijdsblokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten. Houd per blok ruimte vrij voor wisselen en uitloop, zodat een vertraagde rondleiding niet meteen het hele programma verschuift.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf. Zet minimaal één persoon bij de ontvangstbalie, één bij de apparatuur en per rondleiding of lezing een aangewezen begeleider; gebruik portofoons als ruimtes of het terrein verspreid liggen.
Test projector, projectiescherm, laptops, verlengkabels en stekkerdozen vóór de publieksdag. Leg batterijen, powerbanks en zaklampen met rood licht op een vaste plek, zodat een lege batterij niet pas tijdens een rondleiding wordt ontdekt.
Open de locatie minstens 60 minuten voor de eerste bezoekers. Ventileer de ruimtes, controleer toiletten en buitenterrein, plaats bewegwijzering en zet registratie, naamkaartjes, sterrenkaartjes en koffie- en theepunten klaar voordat de ontvangstbalie bemand wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een observatorium open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en publicatie. Plan vrijwilligers, rondleidingen en lezingen uiterlijk 2 weken van tevoren en bevestig reserveringen in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een observatorium open dag?: Reken minimaal op één vrijwilliger bij de ontvangst, één voor de apparatuur en één begeleider per gelijktijdige rondleiding of lezing. Voeg bij grotere bezoekersstromen één extra persoon toe voor bewegwijzering en vragen.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een observatorium open dag?: Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet uiterlijk de dag ervoor een binnenprogramma klaar, zodat je bij bewolking of regen niet meer hoeft te improviseren.
Hoe vroeg moet ik de locatie openen op de dag zelf?: Open de locatie minstens 60 minuten vóór de eerste bezoekers. Gebruik die tijd voor ventileren, toiletten, buitenterrein, tafels en stoelen, apparatuur, bewegwijzering en het inrichten van de ontvangstbalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.