Zo organiseer je een observatorium open dag

Begin met een helder programma en werk daarna terug naar de bezoekersstroom. Plan rondleidingen en lezingen in tijdsblokken, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering en koffiepunten afrondt. Regel vervolgens vrijwilligers per taak, van ontvangst tot telescoopbegeleiding. Controleer kort voor de open dag het weer en zet een binnenprogramma klaar. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke entree, veilige looproutes en goed voorbereide apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Bezoekersinformatie versturen
6
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
7
Rondleidingen plannen
2 personen
8
Lezingen inplannen
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Weersverwachting controleren
11
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen ophalen
2 personen
14
Koffie- en theepunten controleren
15
Sterrenkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Registratielijst afdrukken
18
Wegbewijzering voorbereiden
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimtes ventileren
2 personen
21
Toiletten controleren
2 personen
22
Buitenterrein inspecteren
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Buffettafels inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Wegwijzers plaatsen
2 personen
30
Expositiepanelen plaatsen
3 personen
31
Telescoop buiten opstellen
3 personen
32
Telescoop binnen opstellen
2 personen
33
Demonstratiemodellen plaatsen
2 personen
34
Projector en scherm testen
2 personen
35
Verlichting testen
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes uitstallen
2 personen
38
Programmafolders klaarleggen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers registreren
2 personen
42
Programmafolders uitdelen
43
Rondleidingen begeleiden
3 personen
44
Telescoopdemonstraties begeleiden
3 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
46
Lezingen verzorgen
2 personen
47
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet schoonhouden
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Buitenterrein verlichten
2 personen
55
Nachtkijkers uitdelen
2 personen
56
Bezoekers naar kijkplekken begeleiden
3 personen
57
Verloren voorwerpen registreren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

59
Telescoop veiligstellen
3 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Buffet opruimen
2 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
65
Versiering verwijderen
2 personen
66
Expositie opruimen
3 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Ruimtes schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Buitenterrein schoonmaken
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Lege verpakkingen afvoeren
74
Gevonden voorwerpen bewaren
75
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Telescopenaantal 4
Verrekijkersaantal 8
Nachtkijkersaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Presentatieklikker
Megafonen
Zaklampen met rood lichtaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Decoratie

Sterrenpostersaantal 8
Ruimtevaartpostersaantal 6
Papieren sterrenaantal 40
Ballonnenaantal 50
Decoratietouwaantal 2
Plakbandaantal 6
Punaisesaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Koelboxlabelsaantal 12
Opbergkrattenaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2

Catering

Boodschappen
Waterdispensersaantal 2
Drankkrattenaantal 6
Thermosbekersaantal 30
Allergenenkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Allesreinigeraantal 4
Glasreinigeraantal 2
Toilet reinigeraantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12

Promotie

Programmafoldersaantal 200
Sterrenkaartenaantal 200
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 40
Kleurplaten ruimteaantal 150
Quizformulierenaantal 150
Enveloppenaantal 200
Klembordenaantal 8
Stickersaantal 300
Informatieflyersaantal 250

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Brandblusdekensaantal 2
Batterijkaarsenaantal 20

Opslag

Documentendozenaantal 4
Labelstickersaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Rolcontainersaantal 2

Tips

Plan rondleidingen en lezingen in afzonderlijke tijdsblokken en bevestig reserveringen uiterlijk één week vooraf. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk bij de ontvangstbalie, telescopen en het projectiescherm aankomen.
Maak de bezoekersinformatie minstens drie dagen voor de open dag definitief. Vermeld waar bezoekers zich melden, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en welke onderdelen buiten plaatsvinden.
Rooster vrijwilligers niet alleen op programmaonderdeel, maar ook op locatie. Reserveer bij een drukke ontvangst minimaal twee mensen voor registratie en bewegwijzering, zodat vragen niet blijven liggen.
Test telescopen, verrekijkers, nachtkijkers, projector en laptops vóór openingstijd. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en batterijen; een ontbrekende aansluiting merk je anders pas tijdens de eerste lezing.
Maak het binnenalternatief concreet zodra de weersverwachting onzeker wordt. Verplaats lezingen naar een ruimte met projector en scherm en zorg buiten voor roodlichtzaklampen, ledlampen en duidelijke afzetting als het programma doorgaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een observatorium open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en publicatie. Verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de open dag en bevestig reserveringen ongeveer 1 week vooraf.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een observatorium open dag?: Werk met vaste tijdsblokken en een maximumaantal per groep, afhankelijk van de ruimte en begeleiding. Plan minimaal 15 minuten tussen twee rondleidingen voor uitloop en het verzamelen van de volgende groep.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een observatorium open dag?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en communiceer dat naar bezoekers en vrijwilligers. Zet een binnenprogramma klaar met lezingen, sterrenposters en projecties, zodat de open dag niet van helder weer afhangt.
Wanneer controleer je de apparatuur voor een open dag in een observatorium?: Doe een volledige test 1 tot 2 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de ochtend zelf. Test niet alleen telescopen en projectoren, maar ook kabels, stekkerdozen, batterijen en portofoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.