Que faut-il prévoir pour la journée portes ouvertes de l’observatoire ?
Pour une journée portes ouvertes d’observatoire, les achats ne se limitent pas au matériel d’observation. Il faut aussi équiper l’accueil, les visites guidées, les conférences et les espaces extérieurs. Prévoyez les éléments qui disparaissent souvent des préparatifs : piles de rechange, rallonges, éclairage rouge, signalétique et supports imprimés. La liste complète du plan vous aide à répartir les achats, les emprunts et le matériel déjà disponible.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 100
- Nappesqté 12
- Tabouretsqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Télescopesqté 4
- Jumellesqté 8
- Jumelles de nuitqté 6
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portablesqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Talkies-walkiesqté 6
- Cliqueur de présentation
- Mégaphones
- Lampes torches avec lumière rougeqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Piles AAqté 24
- Piles AAAqté 24
Décoration
- Affiches d'étoilesqté 8
- Affiches sur l'espaceqté 6
- Étoiles en papierqté 40
- Ballonsqté 50
- Corde décorativeqté 2
- Ruban adhésifqté 6
- Punaisesqté 2
- Panneaux directionnelsqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 4
- Verres doseursqté 2
- Pains de glaceqté 12
- Étiquettes pour glacièreqté 12
- Caisses de rangementqté 12
- Balances de cuisineqté 2
Catering
- Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème fouettée - 4 bidons
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 8 barquettes
- Mandarines - 60 pièces
- Mini-carottes - 6 sacs
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Lamelles de poivron - 6 barquettes
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Salade aux œufs - 4 barquettes
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains multigrains - 60 pièces
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bretzels salés - 6 sacs
- Mélange apéritif - 5 sachets
- Popcorn - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Gaufres au sirop - 6 paquets
- Barres de céréales - 60 pièces
- Mini-muffins - 80 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Filtres à café - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Chemins de table en papier - 12 rouleaux
- Plateaux - 8 pièces
- Étiquettes pour allergènes - 2 sets
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Barquettes en aluminium - 30 pièces
- Distributeurs d'eauqté 2
- Casiers de boissonsqté 6
- Mugs isothermesqté 30
- Cartes des allergènesqté 20
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 6
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Nettoyant multi-usagesqté 4
- Nettoyant pour vitresqté 2
- Nettoyant pour toilettesqté 3
- Gants en caoutchoucqté 8
- Poubellesqté 8
- Essuie-toutqté 12
Promotion
- Brochures du programmeqté 200
- Cartes des étoilesqté 200
- Badges nominatifsqté 120
- Stylosqté 30
- Crayons de couleurqté 40
- Espace coloriagesqté 150
- Feuilles de quizqté 150
- Enveloppesqté 200
- Presse-papiersqté 8
- Autocollantsqté 300
- Brochures d'informationqté 250
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 6
- Gilets de sécuritéqté 8
- Tapis antidérapantsqté 6
- Couvertures anti-feuqté 2
- Bougies à pilesqté 20
Stockage
- Boîtes à documentsqté 4
- Autocollants d’étiquettesqté 3
- Marqueursqté 12
- Roll-containersqté 2
Conseils
- Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée d’un projecteur ou d’un ordinateur, puis ajoutez une réserve pour les branchements éloignés.
- Achetez ou vérifiez les piles AA et AAA plusieurs jours avant l’ouverture. Gardez un jeu complet de rechange pour les lampes, les guirlandes et les autres équipements sans fil.
- Pour les observations nocturnes, privilégiez les lampes torches à lumière rouge et prévoyez-en plusieurs pour les bénévoles qui accompagnent les groupes entre les espaces.
- Préparez les affiches d’étoiles, les affiches sur l’espace et les cartes des étoiles avant le jour J. Prenez du ruban adhésif et des punaises en quantité suffisante pour installer la signalétique sans improviser.
- Réservez assez de tables, chaises et tabourets pour l’accueil, les conférences et les pauses café. Ajoutez des portants à vêtements si les visiteurs viennent avec des manteaux, surtout pour une ouverture en soirée.
Questions fréquentes
- Combien de piles faut-il prévoir pour une soirée d’observation ?
- Prévoyez au minimum un jeu complet de piles AA et AAA par équipement concerné, plus un jeu de rechange. Vérifiez tous les appareils 2 à 3 jours avant l’ouverture afin de remplacer les piles faibles.
- Quand acheter le matériel pour une journée portes ouvertes d’observatoire ?
- Faites l’inventaire et les achats non périssables 7 à 10 jours avant. Contrôlez ensuite le matériel emprunté, les batteries et les consommables 48 heures avant l’accueil des visiteurs.
- Quel éclairage prévoir pour les visites nocturnes ?
- Prévoyez au moins une lampe torche à lumière rouge par bénévole qui accompagne un groupe, ainsi que des lampes LED pour les zones d’accueil et de circulation. Testez l’éclairage avant la tombée de la nuit.
- Combien de matériel prévoir pour une conférence à l’observatoire ?
- Pour chaque salle de conférence, prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur et les rallonges ou multiprises nécessaires. Faites un test complet au moins 2 heures avant la première présentation.
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