Nieuwjaarsreceptie organiseren: checklist en planning

Een nieuwjaarsreceptie organiseren lukt het soepelst als je vroeg begint met de ruimte, gastenlijst en catering. Plan daarna de praktische voorbereiding: dieetwensen verzamelen, boodschappen controleren en dranken op tijd koelen. Op de dag zelf draait het om een logische indeling van buffet, drankenstation, garderobe en welkomsttafel. Deze checklist bevat 40 taken en 38 benodigdheden, zodat je niets vergeet tussen de uitnodiging en het ontvangen van de eerste gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringhoeveelheden bepalen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
Tafels decoreren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Techniek testen
2 personen

Event

Welkomsttafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Meubilair afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Nieuwjaarsdecoratie
Bloemstukkenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en controleer meteen hoeveel tafels, stoelen, garderoberekken en stroompunten beschikbaar zijn. Zo weet je tijdig wat je nog moet regelen of lenen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de receptie. Maak daarna één definitieve gastenlijst en bepaal op basis daarvan de hoeveelheden hapjes, koffie, thee en dranken.
Zet gekoelde dranken op de dag zelf minimaal 3 uur vooraf koud. Controleer ook of je genoeg champagneglazen, wijnglazen, drinkglazen, flessenopeners en kurkentrekkers hebt; die worden vaak pas bij het openen van de eerste fles gemist.
Plan minstens 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, garderobe, decoratie, buffet en drankenstation. Test techniek, lichtsnoeren, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de gasten binnenkomen.
Zet de welkomsttafel 30 minuten voor aanvang klaar en wijs één persoon aan voor ontvangst. Laat iemand anders het buffet en de koffie- en theeservice controleren, zodat gasten niet bij binnenkomst hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsreceptie organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte en uitnodigingen. Leg de definitieve gastenlijst en cateringhoeveelheden uiterlijk 7 dagen voor de receptie vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, garderobe, decoratie, buffet en drankenstation. Open de locatie bij voorkeur 2,5 uur vooraf, zodat je nog tijd hebt voor ventileren en een techniekcheck.
Wanneer moet ik de drank voor een nieuwjaarsreceptie koelen?: Zet gekoelde dranken minstens 3 uur voor aanvang koud. Heb je onvoldoende koelkastcapaciteit, gebruik dan koelboxen en controleer 1 uur vooraf of alles nog op temperatuur is.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een nieuwjaarsreceptie verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Geef de definitieve lijst daarna door aan degene die de hapjes en cateringhoeveelheden bepaalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.