Organiser une réception du Nouvel An sans rien oublier
Une réception du Nouvel An se prépare en plusieurs étapes, et les oublis apparaissent souvent dans les derniers jours : réponses des invités, besoins alimentaires, quantités de boissons ou matériel de service. Commence par réserver la salle et envoyer les invitations, puis fixe les quantités à partir de la liste définitive. Le jour J, prévois assez de temps pour aérer, installer les tables, préparer le buffet et tester la technique avant l’arrivée des invités. Cette checklist regroupe les 40 tâches et 38 fournitures du plan.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Déterminer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager le vestiaire
Décorer les tables
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
Tester la technique
2 personnes
Événement
Tenir la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Verres à vinqté 70
- Verres à champagneqté 70
- Verres à boireqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 10
- Petits bolsqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
- Thermosqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
Décoration
- Nappesqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Décoration du Nouvel An
- Compositions floralesqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Envoie les invitations assez tôt pour obtenir la liste définitive des invités avant de calculer le catering. Garde une échéance précise pour les réponses et relance les personnes qui n’ont pas répondu.
- Demande les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires au moment de l’inscription. Vérifie ces informations une seconde fois avant les courses et transmets-les à la personne qui prépare le buffet.
- Prévois des verres à vin, à champagne et à boire séparément, puis ajoute les tasses pour le café et le thé. Les tire-bouchons, les plateaux de service et les pinces sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’ouverture du buffet.
- Mets les boissons au frais avant l’arrivée du public et installe le bar dans un endroit accessible sans bloquer le buffet. Utilise des glacières si le réfrigérateur de la salle ne suffit pas pour tout garder au froid.
- Réserve un créneau avant l’accueil pour aérer la salle, aménager le vestiaire, installer les tables et tester la technique. Vérifie aussi les rallonges et multiprises avant de brancher les guirlandes lumineuses, les machines à café ou les bouilloires.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?
- Envoie-les au moins 4 à 6 semaines avant la réception afin de laisser le temps aux invités de répondre. Fixe la date limite des inscriptions environ 10 à 14 jours avant l’événement pour finaliser le catering et les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle le jour J ?
- Prévois au minimum 3 heures avant l’arrivée des invités pour aérer, installer les tables et les chaises, préparer le vestiaire, décorer, mettre le buffet en place et tester la technique. Ajoute 30 minutes de marge si la salle doit être entièrement aménagée.
- Quand calculer les quantités de nourriture et de boissons ?
- Fais le calcul dès que la liste définitive des invités est arrêtée, idéalement 10 à 14 jours avant la réception. Vérifie ensuite la liste des courses 3 à 5 jours avant, puis achète les produits frais au plus près de l’événement.
- Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des invités ?
- Dans les 30 dernières minutes, vérifie les boissons au frais, le buffet, le café et le thé, les verres, les assiettes, les couverts et la table d’accueil. Teste également la technique et assure-toi que le vestiaire est prêt avant de servir la boisson de bienvenue.
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