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Neujahrsempfang organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Neujahrsempfang wirkt kurz und unkompliziert, braucht aber mehrere Vorläufe: Raum, Einladungen, Rückmeldungen, Catering und Ausstattung müssen zusammenpassen. Plane die Gästeliste früh, damit Mengen für Getränke, Snacks, Geschirr und Sitzplätze nicht auf Schätzungen beruhen. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein geöffneter, gelüfteter Raum, eine funktionierende Getränkestation und ein besetzter Empfangstisch. Diese Checkliste ordnet die Vorbereitung vom reservierten Raum bis zum Begrüßungsgetränk.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Cateringmengen festlegen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

  • Tische dekorieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Technik testen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Mobiliar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • WeingläserAnz. 70
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • TrinkgläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 10
  • SchälchenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • Neujahrsdekoration
  • BlumenarrangementsAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vorher fest. Erfasse dabei Ernährungswünsche und übertrage die Zahl der Zusagen direkt auf Catering-, Getränke- und Geschirrmengen.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau. Stelle Champagner, Wein und alkoholfreie Getränke am Vortag kalt und plane zusätzlich Kühlboxen ein, falls der Kühlschrank am Veranstaltungsort nicht reicht.
  • Teste Technik, Kaffeemaschine, Wasserkocher und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. So bleibt Zeit, Geräte umzustellen oder eine alternative Stromquelle zu finden.
  • Richte Garderobe, Empfangstisch und Getränkestation vor dem Buffet ein. Pro Gast sollten mindestens ein Trinkglas und ein Teller verfügbar sein; für Kaffee kommen Tasse und Löffel hinzu.
  • Bereite Snacks und Buffet so vor, dass niemand auf die Küche warten muss. Stelle Servierschalen, Zangen, Tabletts, Flaschenöffner und Korkenzieher direkt an den jeweiligen Stationen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Neujahrsempfang planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Die endgültige Gästeliste sollte spätestens 7 Tage vor dem Empfang feststehen, damit Catering und Einkauf angepasst werden können.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Neujahrsempfang?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser sowie Kaffee und Tee ein und kaufe bei unsicherer Zusagezahl erst nach Ablauf der Anmeldefrist endgültig ein.
Wann soll ich Getränke für den Neujahrsempfang kühlen?
Kühle die Getränke am Vortag, also mindestens 12 Stunden vorher. Prüfe am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass, ob genug kalte Flaschen an der Getränkestation bereitstehen.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Neujahrsempfang?
Plane pro erwarteten Gast mindestens ein Trinkglas, einen Teller, eine Gabel und eine Serviette ein. Für einen Empfang mit Kaffee und Tee brauchst du zusätzlich pro Person eine Tasse und einen Löffel; bei längerer Dauer ist ein Puffer von etwa 10 Prozent sinnvoll.

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