Nieuwjaarsquiz organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een nieuwjaarsquiz vraagt meer voorbereiding dan alleen vragen bedenken. Je moet teams, rondes, techniek, catering en de overgang tussen eten en spelen op elkaar afstemmen. Begin met de zaal en datum, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en werk vervolgens de quiz inhoudelijk uit. In de laatste week controleer je vooral printwerk, prijzen, apparatuur en boodschappen. Op deze pagina zie je de volledige volgorde, zodat je op de avond zelf niet nog presentaties, kabels of koeling hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Quizdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Quizthema's bepalen
2 personen
Quizvragen schrijven
2 personen
Antwoorden controleren
2 personen
Tie-breakvragen maken
Quizpresentatie maken
Muziekrondes voorbereiden
Quizformulieren opmaken
Teamindeling voorbereiden
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Quizmaterialen printen
Prijzen inpakken
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Quizapparatuur aansluiten
2 personen
Quizpresentatie testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams indelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Quizrondes presenteren
2 personen
Antwoorden innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Hapjes en buffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzes aankondigen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verpakken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Herbruikbare koffiekopjesaantal 45
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Soeplepelsaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze presentatieremote
Keukentimeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Teamkaartjesaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
LED-kaarsenaantal 12

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Afvalcontainersaantal 3
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de quizvragen uiterlijk twee weken vooraf en laat alle antwoorden door iemand anders controleren. Maak ook meteen tie-breakvragen, zodat je bij een gelijke eindstand niet hoeft te improviseren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en speaker minimaal één dag vooraf samen. Neem extra verlengsnoeren en stekkerdozen mee; een zaal met te weinig stopcontacten zorgt anders voor vertraging.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit dat uiterlijk drie dagen voor de quiz af. Gebruik dit overzicht voor de teamindeling, boodschappen en de plaats van het buffet.
Koel dranken enkele uren voor de start en zet koffie, thee en water apart klaar voordat de gasten binnenkomen. Met koelboxen, thermoskannen en waterkokers voorkom je dat de bar tijdens een quizronde stilvalt.
Open de locatie minstens 90 minuten voor aanvang. Reserveer eerst tijd voor tafels en stoelen, daarna voor apparatuur en presentatie, en sluit af met buffet, bar, tafelkleden en versiering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsquiz organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met de zaal, datum en uitnodigingen. Rond de quizvragen, boodschappen en teamindeling uiterlijk één week vooraf af; de laatste drie dagen gebruik je voor dieetwensen, printwerk en techniekcontrole.
Hoeveel vragen heb je nodig voor een nieuwjaarsquiz van twee uur?: Reken op 40 tot 60 vragen, verdeeld over bijvoorbeeld vijf of zes rondes. Plan per ronde ongeveer 15 tot 20 minuten, inclusief antwoorden innemen, nakijken en korte pauzes voor eten of drinken.
Wanneer moet ik de quizpresentatie en apparatuur testen?: Test de presentatie volledig uiterlijk één dag vooraf op de laptop, beamer en het projectiescherm. Controleer op de locatie nogmaals minimaal 60 minuten voor de start of beeld, geluid, microfoon en presentatieremote werken.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een nieuwjaarsquiz doen?: Maak de boodschappenlijst zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn afgesloten, meestal drie dagen voor de quiz. Koop houdbare producten eerder en haal gekoelde dranken en buffetproducten op de dag zelf of maximaal één dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.