Checklist pour organiser un Quiz du Nouvel An
Un Quiz du Nouvel An demande plus qu’une liste de questions. Il faut réserver la salle, gérer les inscriptions, préparer les équipes et tester la présentation avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 48 tâches et 39 fournitures suit l’ordre logique, de la confirmation de la date jusqu’au buffet et au bar. Elle vous aide surtout à ne pas attendre le dernier jour pour imprimer les supports, refroidir les boissons ou vérifier les branchements.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Confirmer la date du quiz
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir les thèmes du quiz
2 personnes
Rédiger les questions du quiz
2 personnes
Vérifier les réponses
2 personnes
Créer les questions de départage
Créer la présentation du quiz
Préparer les sessions musicales
Préparer les formulaires du quiz
Préparer la répartition des équipes
Finaliser la liste de courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les supports du quiz
Emballer les prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher le matériel de quiz
2 personnes
Tester la présentation du quiz
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet et le bar
3 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter les manches du quiz
2 personnes
Recueillir les réponses
2 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Réapprovisionner les collations et le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les pauses
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Emballer les restes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 48
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 60
- Tasses à café réutilisablesqté 45
- Assiettesqté 60
- Petits bolsqté 45
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 10
- Louches à soupeqté 3
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte Bluetoothqté 2
- Microphone
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Télécommande de présentation sans fil
- Minuteur de cuisineqté 2
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Décoration
- Ballons du Nouvel Anqté 40
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 6
- Cartes d'équipeqté 8
- Trophéesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 3
- Bougies LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Conteneurs à déchetsqté 3
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la salle, la date et les invitations. Prévoyez un délai d’au moins 3 semaines pour recevoir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Rédigez les questions avant de préparer la présentation. Gardez une série de questions de départage prête : elle évite les discussions interminables en cas d’égalité.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant le quiz, puis refaites un essai à l’ouverture de la salle.
- Imprimez les formulaires, les supports et la répartition des équipes avant le jour J. Préparez aussi les prix dans des emballages séparés pour pouvoir les remettre rapidement.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez le buffet et le bar avant l’arrivée du public. Comptez les verres, assiettes, couverts et serviettes pendant la mise en place, pas au milieu de la première manche.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un Quiz du Nouvel An ?
- Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et confirmez la date en premier, puis laissez au moins 10 jours pour les inscriptions et la préparation des besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour préparer les questions d’un quiz ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 séances de travail : une pour définir les thèmes, une pour rédiger les questions et une pour vérifier les réponses. Finalisez les questions et les départages au plus tard 3 jours avant l’événement.
- Quand tester le matériel du Quiz du Nouvel An ?
- Faites un premier test la veille avec la présentation complète, le vidéoprojecteur, l’écran, le son et le microphone. Le jour J, prévoyez encore 30 à 45 minutes après l’ouverture de la salle pour rebrancher et vérifier chaque élément.
- Quand préparer le buffet et les boissons ?
- Achetez les produits quelques jours avant et refroidissez les boissons le jour même, plusieurs heures avant le début. Installez le buffet et le bar avant l’arrivée des participants, idéalement 30 minutes avant l’accueil.
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