Nieuwjaarsduik organiseren: complete checklist

Een nieuwjaarsduik organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie, regels en veiligheid, daarna deelnemers, vrijwilligers en voorzieningen. Plan vooraf hoe het zwemgebied, de route, kleedruimtes en EHBO worden ingericht. In de laatste week volg je het weer en bevestig je alle praktische informatie. Op de dag zelf draait alles om duidelijke afzettingen, toezicht, een korte briefing en voldoende warme drank en beschutting na de duik.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en regels controleren
Zwemgebied en route bepalen
3 personen
Veiligheidsplan voor de duik maken
3 personen
Toezichthouders en EHBO regelen
2 personen
Locatie en faciliteiten reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting volgen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligersbriefing versturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Soep en warme dranken voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weers- en watercontrole uitvoeren
2 personen
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Tenten en overkappingen opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Afzettingen langs het zwemgebied plaatsen
4 personen
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
Kleedruimtes inrichten
3 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen

Event

Deelnemers en vrijwilligers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
Start van de nieuwjaarsduik begeleiden
6 personen
Toezicht houden bij het zwemgebied
6 personen
Warme dranken en soep serveren
4 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Natte deelnemers opvangen
3 personen
Afval tijdens het evenement verzamelen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet en keuken opruimen
4 personen
Tenten en afzettingen afbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Kleedhokjesaantal 4
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Megafonenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 3
Thermische dekensaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 20

Informatie

Inschrijftafel
Informatiebordenaantal 6
Routepijlenaantal 10
Watervaste stiftenaantal 6
Klembordenaantal 4
Polsbandjesaantal 150

Decoratie

Nieuwjaarsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegers en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie, vergunningen en het veiligheidsplan. Controleer ook welke regels gelden voor zwemmen, publiek en tijdelijke voorzieningen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld de verzamelplaats, route, aanmeldprocedure, wat ze zelf meenemen en hoe laat de briefing en duik starten.
Plan per toezichthouder een duidelijke positie langs het zwemgebied en wijs één persoon aan voor de coördinatie. Gebruik herkenbare hesjes, afzethekken, pionnen en reddingsboeien zodat rollen en grenzen zichtbaar zijn.
Zet warme voorzieningen vóór de deelnemers arriveren klaar: kleedruimtes, kapstokken, overkappingen, soep, warme dranken en thermische dekens. Controleer verlengkabels, stekkerdozen en waterkokers voordat je ze aansluit.
Print de deelnemerslijst en controleer het terrein op gladde plekken, losse kabels en doorgangen. Voer vlak voor de start opnieuw een weers- en watercontrole uit en stel de duik uit of af bij onveilige omstandigheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsduik organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en het veiligheidsplan. Open de aanmeldingen zodra de belangrijkste afspraken vaststaan en stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de duik.
Hoeveel warme drank heb ik nodig bij een nieuwjaarsduik?: Reken voor iedere deelnemer op 1 tot 2 bekers warme drank na de duik. Voor 50 deelnemers betekent dat 50 tot 100 bekers, plus extra capaciteit voor vrijwilligers en begeleiders.
Wanneer moet ik de weersverwachting en het zwemwater controleren?: Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en controleer het zwemwater op de dag zelf. Doe vlak voor de start een laatste veiligheidscontrole en communiceer wijzigingen direct met deelnemers en vrijwilligers.
Wat moet ik klaarzetten voor de veiligheid van een nieuwjaarsduik?: Zorg minimaal voor toezichthouders, EHBO-koffers, reddingsboeien, thermische dekens, reflecterende hesjes, zaklampen, afzethekken en pionnen. Brief alle vrijwilligers vooraf en leg vast wie bij een incident de leiding neemt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.