Checklist voor een goed voorbereid nieuwjaarsconcert

Een nieuwjaarsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een programma vastleggen. Je regelt tegelijk de locatie, podiumopbouw, geluidsinstallatie, verlichting, catering en ontvangst van gasten. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen, uitnodigingen en een definitieve gastenlijst. In de laatste uren draait alles om opbouw, een technische controle en een duidelijke rolverdeling. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer moet regelen en wat vaak te laat wordt klaargezet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muzikanten bevestigen
2 personen
Technische apparatuur reserveren
Cateringafspraken maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Definitieve gastenlijst maken
Programma en draaiboek printen
Muziekpartituren klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kleding en materialen controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Lichtapparatuur ophangen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Concertdeel één begeleiden
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Concertdeel twee begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
5 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Nieuwjaarsmoment aankondigen
Toost serveren
4 personen
Slotconcert begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Restanten veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Leveranciers informeren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Concertstoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Champagneglazenaantal 130
Dinerbesteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtfiltersaantal 8

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 100
Gouden slingersaantal 12
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Fotowand
Welkomstbord

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 6
Thermosflessenaantal 6
Buffetbordenaantal 8
Voedseletikettenaantal 40
Allergenenkaartjesaantal 40
Serveerschalenaantal 18
Karaffenaantal 12
Barbladenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdoekenaantal 20

Organisatie

Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Pennensetsaantal 6
Clipboardsaantal 6
Programmafoldersaantal 150
Garderobenummersaantal 150
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Schaarsetsaantal 4
Reservebatterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelbruggenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 8

Tips

Plan de technische opbouw ruim vóór de ontvangst van gasten. Reken voor podiumdelen, PA-speakers, mengpaneel, microfoons, muziekstandaards en kabels op minimaal 2 uur, plus 30 minuten voor een soundcheck.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert. Geef catering daarna één definitief overzicht en stem het aantal dinerborden, dessertborden, glazen en besteksets af op de bevestigde gastenlijst.
Stuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging of uiterlijk 3 dagen vooraf. Bezoekers die met de auto komen zoeken die informatie vaak pas op de dag zelf; zet daarom ook een contactpersoon voor vragen in de mail.
Leg muziekpartituren en het draaiboek niet pas bij aanvang klaar. Print minstens 2 exemplaren van het programma en leg partituren per muzikant klaar voordat de instrumenten en muziekstandaards worden opgesteld.
Controleer vóór het openen van de deuren alle stroom- en looproutes. Gebruik kabelmatten waar bezoekers lopen, test verlengkabels en stekkerdozen en controleer of garderoberekken, stoelen, tafels en verlichting geen doorgang blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsconcert organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig muzikanten en techniek daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen nog minstens 3 weken voor het concert verstuurd kunnen worden.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een nieuwjaarsconcert versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vóór het concert. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, catering en de definitieve gastenlijst tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een nieuwjaarsconcert?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, podiumdelen, instrumenten, PA en verlichting. Houd daarna nog 30 tot 45 minuten vrij voor soundcheck, het testen van microfoons en het oplossen van kabel- of stroomproblemen.
Wat moet ik op de dag van een nieuwjaarsconcert als eerste doen?: Haal de sleutels op, open de locatie en ventileer de ruimtes voordat de opbouw begint. Maak eerst de podiumruimte vrij en plaats daarna podiumdelen, stoelen, tafels, techniek en instrumenten in die volgorde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.