Checklist voor een goed georganiseerde netwerkborrel

Een netwerkborrel vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de ruimte en gasten, daarna catering en drank, en pas op het einde de inrichting. Begin met datum, tijd en ruimte, zodat je weet hoeveel mensen je moet ontvangen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig de definitieve gastenlijst op tijd. Plan op de dag zelf aparte momenten voor koelen, voorbereiden, registreren en het klaarzetten van tafels, glazen en naamkaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Datum en tijd bevestigen
Uitnodiging opstellen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Drankhoeveelheden berekenen
Catering bestellen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Verlichting controleren
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Briefing ontvangstteam geven

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Gasten naar buffet begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek en volume controleren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Bistrostoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel

Servies

Wijnglazenaantal 80
Longdrinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Laptop

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 50
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 50
Ballonlintaantal 2
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum, tijd en ruimte vaststaan en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verwerk aanmeldingen wekelijks, zodat ontbrekende gegevens en dieetwensen niet pas op de laatste dag opvallen.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, catering, drankberekening en de opstelling van de registratietafel.
Zet houdbare voorraad eerder klaar, maar controleer verse producten pas kort voor de borrel. Dranken hebben meestal enkele uren koeltijd nodig; gebruik koelboxen als de koelkastcapaciteit beperkt is.
Richt minimaal één duidelijk drankpunt en één buffetpunt in. Controleer vooraf of je genoeg wijnglazen, longdrinkglazen, borden, bestek en serveermateriaal hebt voor de verwachte gasten.
Leg naamkaartjes, naamkaartjeshouders en de gastenlijst bij de ingang klaar voordat de eerste bezoeker arriveert. Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst, niet tijdens de borrel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerkborrel organiseren?: Reserveer de ruimte en bevestig datum en tijd bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra de locatie vaststaat en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de borrel.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een netwerkborrel?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per uur. Verdeel de hoeveelheid over water, frisdrank, koffie en alcoholische dranken op basis van je doelgroep en het tijdstip.
Wanneer moet ik de catering voor een netwerkborrel bestellen?: Bestel de catering zodra het grootste deel van de aanmeldingen binnen is, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de borrel door.
Wanneer zet ik de netwerkborrel klaar?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de start voor tafels, stoelen, registratie, buffet, drankpunten en techniek. Zet gekoelde dranken enkele uren vooraf koud en bereid hapjes zo dicht mogelijk op de ontvangsttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.