Checklist para organizar un cóctel de networking
Un cóctel de networking necesita más que bebidas y aperitivos: debes controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas y el flujo de llegada. Empieza por reservar el espacio y cerrar fecha y horario; después envía la invitación y confirma la lista definitiva. En los días previos, calcula las cantidades, encarga el catering y enfría las bebidas. El día del evento, prepara el registro, las mesas altas, el buffet y varios puntos de bebida para evitar colas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Confirmar fecha y hora
Redactar la invitación
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Calcular las cantidades de bebida
Pedir el catering
Comprobar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la música
2 personas
Comprobar la iluminación
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Guiar a los invitados al buffet
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar la música y el volumen
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Recoger las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Sillas de bistrócant. 40
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos altoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharones de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono
- Portátil
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Portanombrescant. 50
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 50
- Cinta para globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Pizarrascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados al menos 5 días antes. Con ese número podrás calcular las bebidas, confirmar el catering y preparar las tarjetas de nombre sin hacer compras a ciegas.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y revísalas 3 días antes. Separa y etiqueta las opciones especiales antes de montar el buffet.
- Calcula las bebidas por tramos: reserva aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol. Enfría las bebidas con varias horas de antelación, no justo antes de abrir.
- Monta la mesa de registro 60 minutos antes de la llegada, con la lista definitiva, tarjetas de nombre y un cartel de bienvenida. Así podrás identificar rápidamente a quienes ya están confirmados.
- Distribuye las bebidas en al menos dos puntos si esperas más de 30 personas y coloca el buffet aparte. Comprueba antes los enchufes, regletas y cables alargadores para las máquinas de café, la iluminación o el sonido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de networking?
- Empieza a reservar el espacio y confirmar fecha y horario entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y cierra las inscripciones 5 días antes del evento.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en un cóctel?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por cada hora adicional. Añade agua y alternativas sin alcohol, y aumenta la cantidad si el cóctel dura más de 2 horas.
- ¿Cuándo debo encargar el catering para un cóctel de networking?
- Encarga el catering cuando tengas una previsión fiable de asistentes, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confirma el número final, las preferencias dietéticas y la hora de entrega 3 días antes.
- ¿Cuándo se prepara la mesa de registro?
- Monta la mesa de registro unos 60 minutos antes de que lleguen los invitados. Coloca la lista definitiva, los portanombres y el cartel de bienvenida, y deja a mano el material necesario para resolver cambios de última hora.
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