Checklist pour organiser un afterwork sans rien oublier

Un afterwork réussi se prépare en deux temps : confirmer le lieu et les participants, puis organiser les boissons, le buffet et l’installation. Cette checklist rassemble les 52 tâches du plan, dans l’ordre où elles doivent être suivies. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges nominatifs, le refroidissement des boissons et le matériel de service. Utilise-la pour avancer dès la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer la date et l'heure
Rédiger l’invitation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Calculer les quantités de boissons
Commander le catering
Vérifier les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les invités au buffet
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier la musique et le volume
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Chaises de bistrotqté 40
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à long drinkqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Ordinateur portable

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 50
Nappesqté 12
Ballonsqté 50
Ruban pour ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant d’envoyer l’invitation et confirme par écrit la date, l’heure d’arrivée et l’heure de fin. Prévois aussi le temps nécessaire pour installer les tables, le buffet et les points boissons.
Fixe une date limite d’inscription, idéalement 7 à 10 jours avant l’afterwork. Cela te laisse le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la liste définitive des invités.
Calcule les boissons séparément pour le premier verre d’accueil et la suite de la soirée : prévois environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée et le profil des invités.
Ne garde pas les boissons fraîches pour le dernier moment. Mets-les au frais plusieurs heures avant l’arrivée et vérifie que les glacières, verres à vin, verres à long drink et tasses à café sont disponibles en quantité suffisante.
Prépare l’accueil avant l’installation du buffet : badges nominatifs, table d’inscription, panneau d’accueil et liste des invités doivent être prêts au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, de confirmer les inscriptions et de commander le catering.
Combien de boissons prévoir pour un afterwork ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoute des boissons sans alcool et vérifie les besoins alimentaires avant de finaliser les quantités.
Quand commander le catering pour un afterwork ?: Passe la commande après la clôture des inscriptions, généralement 7 jours avant l’afterwork. Ce délai permet d’intégrer le nombre définitif d’invités et les informations alimentaires recueillies.
Combien de temps faut-il pour installer un afterwork ?: Prévois au moins 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, les boissons, les badges et la décoration. Mets les boissons au frais plusieurs heures auparavant afin de ne pas bloquer l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.