Natuurkundecongres organiseren: checklist en planning

Een natuurkundecongres organiseren vraagt meer dan een zaal en een programma. Je moet presentatietitels en abstracts op tijd verzamelen, techniek per spreker controleren en dieetwensen verwerken voordat de catering definitief wordt. Deze checklist bevat 70 taken en 47 benodigdheden, van locatie en inschrijving tot naamkaartjes, draaiboek en technische test. Gebruik de volgorde om eerst de onderdelen met lange voorbereiding vast te leggen en de laatste dagen alleen nog te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Congresdatum vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Presentatietitels verzamelen
Abstracts verzamelen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie bevestigen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Fotograaf reserveren
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek printen
Sprekersbriefing versturen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Zaalindeling maken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Posterruimte inrichten
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Postersessie begeleiden
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondpresentaties begeleiden
2 personen
Afsluitingswoord verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentatiematerialen inpakken
2 personen
Posters en decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen retourneren
Foto's en bestanden archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Ontvangstbalie
Spreektafel
Posterbordenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
VGA-adapteraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Mobiele whiteboardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Congresbannersaantal 2
Tafellopersaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 140
Pijlbordenaantal 10
Posterhakenaantal 30

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie en congresdatum eerst vast; reserveer daarna techniek, catering en fotograaf, zodat je niet met losse beschikbaarheden werkt.
Vraag abstracts en presentatietitels uiterlijk 3 weken voor het congres op. Plan daarna tijd voor controle, ontbrekende bestanden en een definitief programma.
Sluit aanmeldingen enkele dagen vóór het congres af om de deelnemerslijst, naamkaartjes, dieetwensen en cateringhoeveelheden nog één keer bij te werken.
Test de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, VGA-adapter, microfoons en luidsprekers minimaal 1 dag vooraf met de daadwerkelijke presentaties.
Maak voor de congresdag één draaiboek met tijden, contactgegevens en wisselmomenten. Print meerdere exemplaren en geef sprekers vooraf een briefing met hun spreektijd en technische afspraken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een natuurkundecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de congresdatum, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra het aantal deelnemers en de programmavorm duidelijk zijn.
Wanneer moet ik abstracts voor een natuurkundecongres verzamelen?: Vraag abstracts ongeveer 3 weken vóór het congres op. Houd minstens 7 dagen over om ontbrekende abstracts na te bellen, titels te controleren en het programma definitief te maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniekcontrole van een congres?: Plan minimaal 2 uur voor een volledige test, bij voorkeur de dag vóór het congres. Controleer elke laptopaansluiting, adapter, microfoon, luidspreker en presentatie afzonderlijk.
Wanneer moet ik de catering voor een natuurkundecongres definitief doorgeven?: Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Werk de deelnemerslijst tot dat moment bij en controleer daarna nog één keer de ontvangstbalie en lunchopstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.